Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer: Muster für Kleinunternehmer, Reverse-Charge und mehr
Sie müssen keine Umsatzsteuer abführen? Dann hat jene auch auf Ihren Rechnungen nichts zu suchen: Sie können die Umsatzsteuer einfach weglassen und nur den Nettobetrag angeben, müssen aber auf den Grund für die Befreiung hinweisen.
Egal, ob Sie Kleinunternehmer sind oder Rechnungen an Kunden im Ausland schicken: Mit unseren Vorlagen schreiben Sie ganz einfach rechtssichere Rechnungen ohne Umsatzsteuer.
Rechnungsvorlagen ohne Umsatzsteuer
Es gibt mehrere Situationen, in denen Sie die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen weglassen können. In der Praxis betrifft das vor allem drei Fälle:
- 1.
Sie sind Kleinunternehmer
- 2.
Sie stellen Rechnungen an Geschäftskunden im Ausland
- 3.
Sie erbringen umsatzsteuerbefreite Leistungen
Je nachdem, aus welchem Grund die Umsatzsteuer entfällt, muss die Rechnung unterschiedliche Angaben enthalten. Wir haben passende Vorlagen für alle drei Fälle vorbereitet.
Rechnungsvorlagen sind praktisch, aber nicht als Dauerlösung gedacht. Sie erfüllen unter Umständen nämlich nicht alle gesetzlichen Anforderungen:
Nicht automatisch GoBD-konform: Sie sind dazu verpflichtet, Rechnungen unveränderbar und revisionssicher zu archivieren. Dafür reicht es nicht aus, einfach eine per Vorlage erstellte PDF-Rechnung auf Ihrem Computer oder in der Cloud abzuspeichern. Eine rechtssichere Archivierung erfordert meist zusätzliche Software.
Keine E-Rechnung: Bei Rechnungen, die Sie mit einer Vorlage erstellt haben, handelt es sich nicht um E-Rechnungen. Jene sind seit 2025 im B2B-Bereich Pflicht – auch wenn Kleinunternehmer davon bisher noch befreit sind.
Kleinunternehmer-Rechnung (§ 19 UStG)
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Sonderregelung, die die Buchhaltung und Steuererklärung kleiner Betriebe vereinfachen soll. Sie kann von allen Selbstständigen und Unternehmen genutzt werden, die im vergangenen Kalenderjahr einen Umsatz von höchstens 25.000 € erzielt haben und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 100.000 € kommen.
Als Kleinunternehmer können Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben, müssen aber auf die entsprechende Regelung im Umsatzsteuergesetz verweisen. Dafür genügt ein Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Hier ist eine Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer für Kleinunternehmer, die bereits einen entsprechenden Hinweis enthält:
Rechnungsvorlage Kleinunternehmer als PDF 
Rechnungsvorlage Kleinunternehmer für Word 
Rechnungsvorlage Kleinunternehmer als Google Doc 
Rechnungsvorlage Kleinunternehmer als OpenDocument Rechnungen für Kunden im Ausland (Reverse Charge)
Wenn Sie Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland oder an Geschäftskunden außerhalb der EU erbringen, müssen Sie häufig keine Umsatzsteuer berechnen. Hier kehrt sich die Steuerschuld nämlich um: Nicht Sie, sondern der Empfänger der Rechnung muss die Umsatzsteuer abführen.
Das Ganze nennt sich Reverse-Charge. Dieses Verfahren wurde eingeführt, um den sogenannten innergemeinschaftlichen Handel zu vereinfachen und Umsatzsteuerbetrug zu erschweren.
Auch bei Reverse-Charge-Rechnungen müssen Sie die Umsatzsteuer weglassen, aber auf den Grund dafür hinweisen. Der Hinweis sollte die Angaben „Reverse Charge“ oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten.
Das Reverse-Charge-Verfahren gilt nur, wenn der Kunde im EU-Ausland eine gültige USt-IdNr. hat. Sie sollten dessen Umsatzsteuer-ID vorab prüfen und (zusätzlich zu Ihrer eigenen) auf der Rechnung angeben. Unsere Vorlage enthält bereits einen Platzhalter dafür.
Rechnungen für umsatzsteuerbefreite Dienstleistungen
Dann gibt es noch bestimmte Leistungen, die gesetzlich explizit von der Umsatzsteuer befreit sind – unabhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer sind oder nicht.
Die Leistungen sind in § 4 UStG aufgeführt. Dazu zählen:
Heilbehandlungen durch Ärzte oder Heilpraktiker
Unterrichtsleistungen an Schulen oder Bildungseinrichtungen
Leistungen in der Pflege oder Betreuung
kulturelle Leistungen (z. B. Konzerte, Theateraufführungen)
Wenn Sie eine solche umsatzsteuerbefreite Leistung erbringen, dürfen Sie ebenfalls keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen aber auf die gesetzliche Befreiung hinweisen.
Hier sollte die Formulierung explizit den zutreffenden Absatz aus § 4 UStG nennen, z. B.: „Diese Leistung ist gemäß § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit.“
Schauen Sie also genau nach, welche Vorschrift für Ihre Tätigkeit gilt, und ersetzen Sie den Text in der Vorlage mit dem passenden Paragraphen aus § 4 UStG.
Alternative: Professionelles Rechnungsprogramm
Egal, ob Sie Umsatzsteuer abführen müssen oder nicht: Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, ist die manuelle Verwaltung – selbst mit einer guten Vorlage – auf Dauer umständlich und fehleranfällig.
Deutlich einfacher und sicherer ist die Arbeit mit einem professionellen Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, das wichtige Aufgaben automatisch übernimmt. Jene haben viele Vorteile:
Automatische Rechnungserstellung
Informationen wie Kundendaten, Rechnungsnummern und Beträge werden in der Rechnungsmaske automatisch eingefügt. Das spart Zeit und reduziert Fehler.Umsatzsteuer korrekt berechnet
Ob Kleinunternehmerregelung oder Reverse Charge – eine gute Rechnungssoftware sollte die passende Regel automatisch anwenden können.Pflichtangaben inklusive
Alle Pflichtangaben für Rechnungen sind automatisch enthalten (und/oder Sie werden darauf hingewiesen, wenn noch etwas fehlt).Direkter Rechnungsversand
Sie müssen die Rechnungen nicht manuell versenden, sondern können sie mit wenigen Klicks direkt über das Programm verschicken.GoBD-konforme Archivierung
Ihre Rechnungen werden rechtssicher gespeichert, revisionssicher abgelegt und sind jederzeit abrufbar.
Sie sind noch auf der Suche nach einem guten Rechnungsprogramm? Wir haben einige der beliebtesten Programme ausführlich getestet:
