Eigenbeleg Vorlage: Kostenloses Muster als PDF, Word & Google Doc
Eine Buchung ohne Beleg ist wie ein Vertrag ohne Unterschrift: Der formale Nachweis, dass alles seine Richtigkeit hat, fehlt. Hier kommt der Eigenbeleg ins Spiel: Er dient als formgerechter Ersatz für verlorene oder nicht ausgestellte Quittungen.
Mit unserer Eigenbeleg-Vorlage können Sie fehlende Belege schnell und unkompliziert ersetzen. Ob als PDF, in Word oder Google Docs: Sie können das Muster individuell anpassen und direkt digital ausfüllen.
Eigenbeleg Vorlage als PDF 
Eigenbeleg Vorlage für Word 
Eigenbeleg Vorlage als Google Doc 
Eigenbeleg Vorlage als OpenDocument 
Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Beleg, den Sie anstelle einer Quittung oder Rechnung verwenden können. Er dient also als Ersatzdokument für Ihre Buchhaltung, wenn Sie einen Originalbeleg verloren haben oder wenn er – aus welchen Gründen auch immer – nie ausgestellt wurde.
Wie muss ein Eigenbeleg aussehen und was muss er enthalten?
Beim Eigenbeleg zählt der Inhalt, nicht die Form. Wie Sie die Angaben gestalten, bleibt Ihnen überlassen – wichtig ist nur, dass der Beleg alle erforderlichen Informationen vollständig, plausibel und gut lesbar enthält. Sogar ein handschriftlich erstellter Eigenbeleg ist OK, solange alle Pflichtangaben vorhanden sind.
Die folgenden Angaben müssen auf jedem Eigenbeleg zu finden sein:
Füllen Sie alle Pflichtangaben aus.
- 1.
Belegnummer: Jeder Eigenbeleg braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer, damit er sich sauber in Ihre Buchhaltung einfügt.
- 2.
Betrag: Hier tragen Sie den exakten Bruttobetrag der Ausgabe ein. Die Umsatzsteuer ist nicht relevant, weil Sie bei Eigenbelegen keine Vorsteuer geltend machen können.
- 3.
Vorgang: Beschreiben Sie kurz und klar, wofür die Ausgabe erfolgt ist – z. B. „Parkgebühr“, „Barzahlung auf dem Wochenmarkt“ oder „Kleinmaterial für Kundentermin“.
- 4.
Zahlungsempfänger (Name + Anschrift): An wen ging die Zahlung? Geben Sie den Namen und die vollständige Adresse des Zahlungsempfängers an.
- 5.
Grund für den Eigenbeleg: Erklären Sie kurz, warum kein Originalbeleg vorliegt (z. B. „Quittung nicht erhalten“ oder „Beleg verloren“).
- 6.
Ort und Datum: Notieren Sie, wo und wann die Ausgabe stattgefunden hat. Diese Angabe trägt zur Nachvollziehbarkeit bei und wird bei Prüfungen verlangt.
- 7.
Unterschrift: Ein Eigenbeleg muss immer eigenhändig unterschrieben werden – entweder vom Unternehmer oder von der verantwortlichen Person, die die Ausgabe getätigt hat.
Je nach Art der Ausgabe kann es sinnvoll sein, zusätzliche Informationen zu ergänzen – etwa die genaue Anschrift eines Markts bei einem Bar-Einkauf. Zur weiteren Dokumentation kann es auch hilfreich sein, eine Preisliste oder ein Foto der Preistafel beizulegen, um die Kosten nachvollziehbar zu machen.
Wann darf ich einen Eigenbeleg verwenden?
Es gibt keine strenge gesetzliche Regelung, wann genau ein Eigenbeleg zulässig ist. Grundsätzlich sollte ein Eigenbeleg aber nur ins Spiel kommen, wenn der Originalbeleg nicht oder nicht mehr verfügbar ist – zum Beispiel, weil Sie ihn verloren haben, er beschädigt oder gar nicht erst ausgestellt wurde.
Der Eigenbeleg ist kein Freifahrtschein, bei der Buchhaltung schlampig zu arbeiten, und sollte schon gar nicht zum Standard werden. Betrachten Sie ihn als Notlösung, die Sie nur ausnahmsweise und in gut begründeten Fällen verwenden sollten.
Es kann schon mal vorkommen, dass man eine Quittung verliert oder aus anderen Gründen keinen Beleg für eine Buchung hat. Wenn Sie jedoch regelmäßig und ohne nachvollziehbaren Grund auf Eigenbelege zurückgreifen, riskieren Sie Rückfragen oder Ärger mit dem Finanzamt.
Nutzen Sie Eigenbelege also nur, wenn es wirklich nicht anders geht, und dokumentieren Sie jede Ausgabe so konkret wie möglich.
Eigenbeleg-Vorlage als PDF, Word & Google Doc
Mit unserer Eigenbeleg-Vorlage können Sie fehlende Belege schnell und unkompliziert ersetzen. Sie ist in vier Formaten erhältlich:
PDF-, Word- und OpenOffice-Dateien werden direkt heruntergeladen. Sie können sie offline in Ihren Programmen bearbeiten und ausdrucken.
Der Google Docs-Link führt Sie zu einer Online-Vorlage. Klicken Sie auf den Button „VORLAGE VERWENDEN“ oben rechts, um eine Kopie der Vorlage in Ihrem Google Drive zu erstellen.
Sie haben noch Fragen oder benötigen Hilfe beim Ausfüllen? Alles, was Sie zum Eigenbeleg und der Erstellung und Verwaltung Ihrer Eigenbelege wissen müssen, haben wir hier für Sie zusammengestellt:
