Für Kleinunternehmer gelten Sonderregeln – auch beim Thema Rechnungen. Sie müssen keine Umsatzsteuer ausweisen, dies aber auf der Rechnung entsprechend kennzeichnen.
Mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer erstellen Sie im Handumdrehen rechtssichere Rechnungen ohne Umsatzsteuer.
Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer
Unsere Rechnungsvorlage ist für Kleinunternehmer gedacht, die nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie können sie im Word-, Google-Docs-, OpenOffice- oder PDF-Format herunterladen:
Rechnungsvorlage Kleinunternehmer als PDF 
Rechnungsvorlage Kleinunternehmer für Word 
Rechnungsvorlage Kleinunternehmer als Google Doc 
Rechnungsvorlage Kleinunternehmer als OpenDocument Das enthält unsere Vorlage:
alle Pflichtangaben für Kleinunternehmer-Rechnungen nach § 14 UStG
klarer Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung
professionelles Layout nach DIN 5008 (Standard für Geschäftsbriefe)
Platzhalter für Rechnungsnummer, Beträge und Leistungen
verfügbar in Word (.docx), Google Docs (online), Open Office (.odt) und als PDF
Für wen ist die Vorlage geeignet?
Die Rechnungsvorlage richtet sich an alle, die als Kleinunternehmer nach § 19 UStG tätig sind und nur gelegentlich Rechnungen schreiben – etwa für freiberufliche Aufträge, handwerkliche Leistungen oder kleinere Gewerbeeinnahmen.
Besonders praktisch ist sie für Solo-Selbstständige, Gründer in der Anfangsphase oder nebenberuflich Tätige, die nur wenige Rechnungen im Jahr erstellen und keine E-Rechnungen verschicken müssen.
Was kann die Vorlage nicht?
Unsere Kleinunternehmer-Vorlage ersetzt keine professionelle Rechnungssoftware. Sie eignet sich gut für einzelne Rechnungen, bringt aber gewisse Einschränkungen mit sich:
Nicht GoBD-konform
Rechnungen müssen in Deutschland lückenlos und sicher archiviert werden. Diese Pflicht geht aus einem Regelwerk namens GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) hervor.Wenn Sie eine Rechnung mit einer Word- oder Google-Docs-Vorlage erstellen und als PDF speichern, reicht es nicht aus, sie in einem normalen Dateimanager abzulegen. Für die rechtskonforme Archivierung ist ein Dokumentenmanagementsystem nötig. Da ist es praktischer, gleich ein Rechnungs-Tool zu verwenden – jene sind in der Regel von vornherein GoBD-konform.
Keine E-Rechnung für B2B
Seit 2025 sind im B2B-Bereich E-Rechnungen verpflichtend. Wenn Sie eine Rechnung an ein Unternehmen schreiben, müssen Sie sie also in einem strukturierten Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) versenden. Das betrifft auch Kleinunternehmer. Unsere Vorlage erfüllt diese Anforderungen nicht.Keine Automatisierung
Alle Angaben – von der Rechnungsnummer über die Kundendaten bis zum Betrag – müssen manuell eingetragen werden. Das funktioniert bei wenigen Rechnungen problemlos, kann aber schnell zu Zahlendrehern oder doppelten Nummern führen. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, ist mit einem digitalen Rechnungs-Tool besser beraten.
Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer
Auch ohne Umsatzsteuerpflicht müssen Kleinunternehmer beim Rechnungen schreiben einige Vorgaben einhalten. Wir erklären, wer die Regelung nutzen darf und welche Angaben auf der Rechnung stehen müssen.
Wer kann die Kleinunternehmerregelung nutzen?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Sonderregelung für Selbstständige und Unternehmen mit niedrigen Umsätzen. Sie dient vor allem dazu, bürokratischen Aufwand zu reduzieren: Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer ausweisen und somit auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.
Als Kleinunternehmer dürfen Sie bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten, wenn Sie den Status nicht verlieren möchten:
- 1.
Vorjahresgrenze: Der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf 25.000 € nicht überschreiten.
- 2.
Grenze für das laufende Jahr: Der Umsatz im aktuellen Jahr darf voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigen.
Wenn Sie die Regelung nutzen möchten, müssen Sie dies bereits beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt angeben.
Alles, was Sie zur Kleinunternehmerregelung wissen müssen, lesen Sie hier:
Was muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?
Für Rechnungen von Kleinunternehmern gelten überwiegend dieselben Pflichtangaben wie für „reguläre“ Rechnungen gemäß § 14 UStG. Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied: Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen – und müssen stattdessen auf der Rechnung einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung anbringen.
Folgende Angaben müssen auf jeder Kleinunternehmer-Rechnung enthalten sein:
Die markierten Pflichtangaben müssen auf jede Kleinunternehmer-Rechnung.
- 1.
Name und Anschrift (Rechnungssteller und Empfänger)
Beide Parteien müssen mit vollständiger Adresse aufgeführt sein. - 2.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Die Rechnung muss eine eindeutige, lückenlose Nummer zur Identifizierung haben. - 3.
Rechnungsdatum
Geben Sie das Datum an, an dem die Rechnung erstellt wurde. - 4.
Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung
Wann wurde die Leistung erbracht oder abgeschlossen? Auch hier ist ein konkretes Datum oder ein Zeitraum erforderlich. - 5.
Beschreibung der Leistung oder Lieferung
Was genau wurde geleistet? Die Angaben müssen verständlich, eindeutig und vollständig sein. - 6.
Entgelt (Nettobetrag)
Geben Sie den vom Rechnungsempfänger zu zahlenden Betrag ein. Die Umsatzsteuer müssen (bzw. dürfen) Sie als Kleinunternehmer nicht angeben. - 7.
Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
Dieser Hinweis ersetzt den Umsatzsteuerausweis und ist gesetzlich verpflichtend. Für die Formulierung gibt es aber keine exakte Vorgabe. - 8.
Steuernummer
Kleinunternehmer benötigen nicht zwingend eine Umsatzsteuer-ID, deshalb reicht auf der Rechnung die Steuernummer. Wenn Sie eine haben, können Sie aber auch Ihre Umsatzsteuer-ID angeben.
Die folgenden Angaben sind zwar nicht verpflichtend, aber trotzdem sinnvoll:
Bankverbindung: Schreiben Sie Ihre Bankdaten (IBAN und, falls nötig, BIC) mit auf die Rechnung, damit Kunden bei der Bezahlung nicht lange danach suchen müssen.
Kundennummer oder Projektnummer: Mit einer eindeutigen Kunden- oder Projektreferenz können Sie die Zuordnung der Rechnung erleichtern.
Ansprechpartner oder Kontaktdaten: Manchmal haben Kunden Rückfragen zu einer Rechnung. Fügen Sie eine Kontaktperson hinzu, damit Kunden wissen, an wen sie sich wenden müssen.
Zahlungsziel: Bis wann erwarten Sie die Bezahlung? Schreiben Sie ein klar formuliertes Zahlungsziel auf die Rechnung (z. B. „zahlbar innerhalb von 30 Tagen“).
Alternative: Professionelle Rechnungssoftware
Rechnungsvorlagen sind eine gute Übergangs- oder Notlösung, aber nicht wirklich als dauerhafte Lösung im Arbeitsalltag geeignet. Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, sollten Sie besser auf eine professionelle Rechnungssoftware umsteigen.
Digitale Rechnungsprogramme haben einige Vorteile:
Automatische Rechnungsnummern
Die Software vergibt fortlaufende Nummern automatisch. Sie vermeiden versehentliche Dopplungen oder Fehler.Schnellere Erstellung
Sie können Kundendaten und Produkte hinterlegen; alle Summen werden automatisch berechnet. Durch diese Automatisierungen schreiben Sie Rechnungen in wenigen Klicks.Automatische Fehlerprüfung
Rechnungs-Tools sorgen automatisch dafür, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, und weisen auf mögliche Fehler hin.GoBD-konforme Archivierung
Die Plattformen übernehmen die sichere, revisionssichere Ablage der Rechnungen in der Regel automatisch.E-Rechnungen möglich
Auch die Erstellung von E-Rechnungen in unterschiedlichen Formaten ist in modernen Rechnungs-Tools kein Problem.Viele weitere Dokumente
Mit einem guten Rechnungsprogramm können Sie nicht nur Rechnungen, sondern auch Angebote, Mahnungen und weitere Dokumente erstellen. So haben Sie alles an einem Ort.
Die meisten Tools sind kostenpflichtig, es gibt aber auch kostenlose Rechnungsprogramme. Ausführliche Rezensionen zu neun Anbietern finden Sie hier:
