Wann verjährt eine Rechnung? Diese Fristen müssen Sie kennen

Mord verjährt nie. Ein Punkt in Flensburg schon nach zweieinhalb Jahren. Und eine Rechnung? Auch die gilt nicht für immer: Nach drei Jahren ist der Anspruch in der Regel verjährt.

Wir erklären, wann Rechnungen verjähren, welche Sonderfristen es gibt und wie Sie vermeiden können, dass offene Forderungen verfallen.

Ja, Rechnungen können verjähren. Nach Ablauf der Frist, die in der Regel drei Jahre beträgt (mehr dazu gleich), erlischt Ihr Recht, die Zahlung einzufordern. Sprich: Ihr Kunde muss die Rechnung nicht mehr bezahlen – und es gibt keinen Weg mehr, die Forderung per Mahnbescheid oder Klage einzutreiben.

Wichtig ist dabei, dass die Schuld selbst nicht automatisch erlischt. Sie besteht weiterhin, aber der Schuldner kann die Zahlung verweigern, indem er sich auf die sogenannte Einrede der Verjährung beruft. Damit bleibt Ihnen keine Möglichkeit mehr, den Betrag gerichtlich einzufordern.

Die rechtliche Grundlage für die Verjährung findet sich in § 195 BGB, der für die meisten Rechnungen eine sogenannte „regelmäßige Verjährungsfrist“ vorsieht. Diese Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Leistung erbracht wurde.

Nicht alle Rechnungen haben die gleiche Verjährungsfrist. Für die meisten Fälle gilt die Standardfrist, doch es gibt auch ein paar Ausnahmen mit kürzeren oder längeren Fristen.

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und ist in § 195 BGB geregelt. Entscheidend ist, dass die Frist nicht am Tag der Rechnungsstellung beginnt, sondern erst am Ende des Kalenderjahres, in dem die Leistung erbracht wurde.

Neben der regulären Dreijahresfrist gibt es Rechnungen und Ansprüche, die entweder schneller oder deutlich später verjähren. Dazu zählen:

Eigentlich sollten offene Rechnungen gar nicht erst so lange liegen bleiben, dass Sie der Verjährung auch nur nahekommen (mehr dazu gleich). Wenn es aber doch mal passiert, sollten Sie schleunigst in die Gänge kommen: Dann haben Sie nämlich nur wenige Möglichkeiten, die Verjährung noch zu stoppen.

Um die Verjährung rechtzeitig zu verhindern, kommen im Wesentlichen drei Wege infrage:

Vielleicht geht es ja doch noch (einigermaßen) einvernehmlich: Wenn Sie Ihren Kunden dazu bewegen können, eine Teilzahlung zu leisten oder die Forderung auf andere Weise anzuerkennen (z. B. schriftlich), gilt das als Anerkenntnis der Schuld. Auch Verhandlungen können die Verjährung hemmen, z. B. wenn Schuldner und Gläubiger aktiv über die Zahlung sprechen.

Dann beginnt die dreijährige Verjährungsfrist für die gesamte Forderung ab dem Zeitpunkt der Zahlung erneut.

Mit einem gerichtlichen Mahnbescheid können Sie verhindern, dass Ihre Forderung verjährt. Den Antrag stellen Sie beim zuständigen Mahngericht. Sobald der Mahnbescheid zugestellt ist, wird die Verjährung gehemmt – das bedeutet, die Frist pausiert und läuft während des Verfahrens nicht weiter.

Den Mahnbescheid können Sie entweder schriftlich oder online über online-mahnantrag.de beantragen:

Auch eine gerichtliche Klage hemmt die Verjährung. Sie ist natürlich nochmal eine Ecke drastischer – und besonders dann sinnvoll, wenn der Schuldner die Forderung bestreitet oder auf Mahnungen nicht reagiert. Ab Zustellung der Klage läuft die Verjährungsfrist nicht weiter, bis das Verfahren beendet ist.

Wenn die Verjährung anklopft, muss schon einiges schiefgelaufen sein. Der Versuch, sie dann „Last Minute“ zu stoppen, kann ganz schön stressig, aufwendig und teuer werden.

Viel besser ist es, wenn es gar nicht erst so weit kommt. Das liegt natürlich nicht nur an Ihnen: Wenn ein Kunde nicht zahlt, ist schließlich in erster Linie der Kunde schuld. Sie können aber einiges tun, um die Chancen auf pünktliche Zahlungen zu erhöhen.

Klar: Am besten sollten Sie nur mit Kunden zusammenarbeiten, denen Sie vertrauen und deren Zahlungsfähigkeit nicht infrage steht. Gerade bei Neukunden sollten Sie deshalb etwas genauer hinschauen, um mögliche Risiken früh zu erkennen.

Hören Sie zunächst auf Ihr Bauchgefühl: Wirkt der Kunde vertrauensvoll? Wenn Ihnen schon am Anfang etwas komisch vorkommt oder Zusagen wackelig wirken, ziehen Sie vielleicht besser gleich die Reißleine.

Bei größeren Aufträgen oder langfristigen Projekten können Sie zusätzlich eine Bonitätsprüfung einholen oder Referenzen prüfen. So wissen Sie von Anfang an, worauf Sie sich einlassen – und können bei Risikokunden z. B. eine Zahlung per Vorkasse oder Teilzahlungen vereinbaren.

Je schneller die Rechnung rausgeht, desto früher haben Sie Ihr Geld. Warten Sie also nicht lange nach Lieferung oder Leistung, sondern stellen Sie die Rechnung am besten direkt aus.

Legen Sie in jeder Rechnung eine eindeutige Zahlungsfrist fest – z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. So hat Ihr Kunde schwarz auf weiß, bis wann das Geld fällig ist, und es gibt keinen Spielraum für Missverständnisse.

Wenn Sie eine klare Frist kommunizieren, können Sie den Kunden zudem auch früher in Verzug setzen und versuchen, mit Zahlungserinnerungen und Mahnungen Druck zu machen. Ohne festgelegtes Zahlungsziel tritt der Verzug nämlich „erst“ nach 30 Tagen automatisch ein.

Wenn Sie auf Ihrer Rechnung einen Fehler gemacht haben, könnte ein Kunde das als Vorwand nutzen, um die Zahlung hinauszuzögern. Kleine Tippfehler sind in der Regel unproblematisch – doch wenn Beträge oder Leistungszeiträume nicht stimmen, kann die Rechnung dadurch ungültig werden.

Am wichtigsten ist, dass Sie alle Pflichtangaben vollständig und fehlerfrei aufführen. Mehr dazu lesen Sie hier:

Wenn ein Kunde nicht zahlt, ist das bei bereits erbrachten Leistungen, in die Sie viel Zeit und Arbeit gesteckt haben, natürlich besonders bitter. Bei umfangreichen Projekten, die sich über mehrere Wochen oder sogar Monate ziehen, ist es deshalb sinnvoll, zwischendurch Teilbeträge abzurechnen, beispielsweise mit einer Abschlagsrechnung. So müssen Sie niemals allzu viel Arbeit „vorstrecken“ und werden regelmäßig bezahlt.

Wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird, sollten Sie prompt reagieren. Es muss nicht gleich eine strenge Mahnung sein: Zunächst können Sie mit einer freundlichen Zahlungserinnerung nachhaken – oft reicht das schon. Bleibt die Zahlung trotzdem aus, schieben Sie eine Mahnung mit klarer Frist hinterher.

Je konsequenter Sie vorgehen, desto eher werden Sie ernst genommen und vermeiden, dass Forderungen in Vergessenheit geraten.

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, sollten Sie sich ein Rechnungsprogramm zulegen. Das ist schon allein aus rechtlicher Sicht sinnvoll: Ohne Rechnungssoftware ist es schwierig, gesetzliche Vorgaben wie die GoBD-konforme Archivierung einzuhalten oder E-Rechnungen zu schreiben. Zudem sparen die Tools viel Zeit, weil Sie Rechnungen damit deutlich schneller erstellen, buchen und verwalten können.

Auch gegen verspätete Zahlungen und verjährte Rechnungen können Sie sich damit absichern:

Sie suchen noch ein gutes Rechnungsprogramm? Wir haben einige der beliebtesten Plattformen ausgiebig getestet. Unser komplettes Ranking, mit Links zu unseren ausführlichen Testberichten, finden Sie hier:

Rechnungen sind nicht unbegrenzt gültig: Sie verjähren in der Regel drei Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Sobald eine Rechnung verjährt ist, können Sie die Zahlung rechtlich nicht mehr durchsetzen. Ihr Kunde muss also nicht mehr bezahlen – und Sie können wenig dagegen tun.

Um eine Verjährung zu vermeiden, sollten Sie Ihr Rechnungswesen im Griff haben: Schreiben Sie Rechnungen sofort und fehlerfrei, legen Sie klare Zahlungsziele fest und zögern Sie nicht, bei verspäteten Zahlungen eine Mahnung zu schicken. Am einfachsten geht das mit einem guten Rechnungsprogramm.

Wenn Sie der Frist doch einmal nahekommen, haben Sie drei Möglichkeiten, um die Verjährung zu stoppen: Sie können den Kunden zu einer Teilzahlung oder einem schriftlichen Anerkenntnis bewegen, einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen oder Klage einreichen.