Was ist eine Abschlagsrechnung? Alles, was Sie wissen müssen
Wenn sich ein Projekt über mehrere Wochen oder Monate zieht, möchten Sie mit der Rechnung vielleicht nicht bis zum Schluss warten. Dann ist es oft sinnvoller, die Leistungen schrittweise abzurechnen. Hier kommt die Abschlagsrechnung ins Spiel.
Mit Abschlagsrechnungen können Sie bereits erbrachte Leistungen abrechnen, bevor das Projekt komplett abgeschlossen ist. Wir erklären, wie das funktioniert und worauf Sie beim Schreiben Ihrer Abschlagsrechnungen achten sollten. Praktische Vorlagen zum Download stellen wir auch bereit.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über einen Teilbetrag – also über Leistungen, die Sie schon erbracht haben, bevor das gesamte Projekt abgeschlossen ist. Sie ist vor allem bei längeren Aufträgen oder größeren Projekten gängig, etwa im Bauwesen, bei kreativen Dienstleistungen oder in der Softwareentwicklung.
Statt erst am Ende eine große Rechnung zu stellen, können Sie mit Abschlagsrechnungen nach und nach einzelne Projektabschnitte abrechnen. So werden sie für die Arbeit, die Sie schon geleistet haben, zeitnah bezahlt, auch wenn der Auftrag noch im Gange ist.
Am Ende des Projekts erstellen Sie dann zusätzlich eine Schlussrechnung. Darin werden alle bisherigen Abschlagsrechnungen noch einmal aufgeführt und der noch offene Restbetrag abgerechnet. So ist für alle Beteiligten klar nachvollziehbar, was schon bezahlt wurde und was noch offen ist.
Wichtig: Damit Sie Abschlagsrechnungen stellen dürfen und den Kunden nicht damit überraschen, sollten Sie dies im Vertrag oder Angebot ausdrücklich vereinbaren, etwa durch eine Zahlungsvereinbarung nach Meilensteinen.
Welche Vorteile hat die Abschlagsrechnung?
Die Abschlagsrechnung bringt Vorteile für beide Seiten: Sie als Auftragnehmer erhalten früher Geld für bereits geleistete Arbeit. Ihre Kunden behalten gleichzeitig den Überblick über die Kosten und können diese besser einplanen.
Bessere Liquidität
Sie müssen nicht bis zum Ende eines langen Projekts auf Ihr Geld warten, sondern bekommen zwischendurch schon Teilzahlungen. Das verbessert Ihren Cashflow und sorgt für mehr finanzielle Planungssicherheit. Auch für Ihre Kunden ist das ein Vorteil: Statt eine große Summe auf einmal zu zahlen, können sie die Kosten bequem in Etappen aufteilen.Weniger Risiko bei Zahlungsausfall
Wenn Sie frühzeitig Teilbeträge abrechnen, verringern Sie das Risiko, dass der Kunde am Ende nicht zahlt. Gerade bei großen Projekten kann ein Zahlungsausfall ernsthafte – im schlimmsten Fall sogar existenzbedrohende – Folgen haben.Mehr Übersicht für beide Seiten
Durch die Aufteilung in Abschlagsrechnungen sehen Ihre Kunden stets transparent, wie weit das Projekt ist und für welche Leistungen und Meilensteine bereits bezahlt wurde.
Arten der Abschlagsrechnung: Pauschal vs. kumulativ
Es gibt zwei Arten von Abschlagsrechnungen: pauschale Abschlagsrechnungen und kumulative Abschlagsrechnungen. Der Unterschied liegt in der Darstellung der bisherigen Zahlungen: Bei pauschalen Abschlagsrechnungen wird nur der aktuelle Teilbetrag abgerechnet. Kumulative Abschlagsrechnungen fassen dagegen alle bisherigen Beträge zusammen.
Pauschale Abschlagsrechnung
Bei der pauschalen Abschlagsrechnung rechnen Sie jeweils einen festen Teilbetrag ab – z. B. 30 % nach Projektstart oder 50 % nach der Hälfte der vereinbarten Leistung.
Frühere Abschläge werden in der nächsten Abschlagsrechnung nicht aufgeführt. Jede Rechnung steht für sich und bezieht sich auf einen konkreten Abschnitt oder Meilenstein.
Die zweite Abschlagsrechnung könnte dann beispielsweise so aussehen:
Die Übersicht entsteht erst mit der Schlussrechnung. Dort werden alle bereits gestellten Abschlagsrechnungen zusammengefasst und mit dem Gesamtpreis verrechnet.
Pauschale Abschlagsrechnungen sind vor allem dann sinnvoll, wenn die einzelnen Projektphasen klar getrennt sind oder die Leistungen unabhängig voneinander erfolgen.
Kumulative Abschlagsrechnung
Bei der kumulativen (auch: kumulierten) Abschlagsrechnung zeigt jede neue Rechnung den aktuellen Gesamtstand des Projekts.
Das bedeutet: Sie listen in jeder Abschlagsrechnung alle bisherigen Leistungen als einzelne Positionen auf, also auch die aus früheren Abschlägen. Dann ziehen Sie die bereits gezahlten Beträge ab. Übrig bleibt am Ende nur der neue Abschlag, der zu zahlen ist.
So könnte die zweite Abschlagsrechnung bei kumulativer Abrechnung aussehen:
Kumulative Abschlagsrechnungen bieten mehr Transparenz, weil Ihr Kunde auf jeder Rechnung nachvollziehen kann, welche Leistungen bereits erbracht und abgerechnet wurden. Der Aufwand ist allerdings etwas höher, weil alle bisherigen Positionen erneut aufgeführt und korrekt summiert werden müssen.
Schlussrechnung
Egal, ob Sie pauschale oder kumulative Abschlagsrechnungen gestellt haben: Am Ende des Projekts – also dann, wenn Sie alle vereinbarten Leistungen erbracht haben – müssen Sie immer eine Schlussrechnung ausstellen.
In der Schlussrechnung stehen:
alle Leistungen, die Sie im Laufe des Projekts erbracht haben, und der vereinbarte Gesamtbetrag
alle bisherigen Abschlagszahlungen, die Ihr Kunde bereits geleistet hat
Was übrig bleibt, ist der noch offene Restbetrag, den Ihr Kunde am Ende zahlen muss.
Pflichtangaben bei Abschlagsrechnungen
Rein rechtlich ist eine Abschlagsrechnung eine ganz normale Rechnung. Sie muss also alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Das sind:
Zusätzlich sollten Sie in der Schlussrechnung alle bisherigen Abschlagsrechnungen mit Betrag und Zahlungsdatum auflisten.
Wann ist eine Abschlagsrechnung sinnvoll?
Abschlagsrechnungen sind vor allem dann sinnvoll, wenn Sie über einen längeren Zeitraum an einem Projekt oder für einen Kunden arbeiten, größere Beträge abrechnen oder Ihre Leistungen in mehreren Etappen erbringen. Typische Einsatzbereiche sind:
Im Handwerk und Bauwesen
Großprojekte wie der Hausbau oder Sanierungen sind meist in einzelne Phasen unterteilt: Erst kommt der Rohbau, dann der Innenausbau, dann die Endmontage. Wenn Sie nach jedem Abschnitt eine Teilrechnung stellen, bekommen Sie regelmäßig Geld, statt bis zum Projektende auf die komplette Zahlung zu warten.In der IT- und Softwareentwicklung
Softwareentwicklung ist zwar kein Hausbau, kann sich aber trotzdem über mehrere Wochen oder Monate hinziehen. Deshalb arbeiten viele Agenturen und Freelancer mit Abschlagsrechnungen nach jedem Meilenstein (z. B. Konzept, Design, Backend, Testing).Bei Einzelanfertigungen oder Materialkosten in Vorkasse
Wenn Sie für ein Projekt teure Materialien bestellen oder Sonderanfertigungen produzieren, gehen Sie in Vorleistung. Eine Abschlagsrechnung bei Auftragserteilung kann dabei helfen, diese Kosten zu decken.
Wie erstellt man eine Abschlagsrechnung?
Es gibt mehrere Wege, eine Abschlagsrechnung zu erstellen. Sie können sie komplett selbst schreiben, eine Vorlage nutzen oder ein Rechnungsprogramm verwenden.
Am einfachsten, sichersten und schnellsten funktioniert es mit einem Rechnungsprogramm – vor allem, wenn Sie regelmäßig Projekte mit mehreren Teilrechnungen abwickeln. Trotzdem möchten wir Ihnen auch die anderen Optionen vorstellen:
Abschlagsrechnung selbst schreiben
Wenn Sie nur gelegentlich mal eine Abschlagsrechnung schreiben müssen, können Sie diese auch manuell mit Word, Google Docs oder Excel erstellen und in eine PDF umwandeln. Achten Sie dabei darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind und die Rechnung deutlich als Abschlagsrechnung gekennzeichnet ist.
Es ist verlockend, Abschlagsrechnungen mit den Programmen, die man ohnehin nutzt – etwa Word oder Excel – einfach selbst zu schreiben.
Leider ist das heute kaum noch praktikabel, weil gesetzliche Vorgaben wie die GoBD eine revisionssichere Archivierung verlangen. Dafür reicht es nicht aus, die Datei einfach abzuspeichern oder als PDF zu exportieren – sie muss unveränderbar, lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar abgelegt werden. Das erfordert in der Regel zusätzliche Software.
Die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen, ist zudem groß – gerade bei Abschlags- und Schlussrechnungen, die aufeinander aufbauen.
Rechnungsvorlage verwenden
Deutlich einfacher wird es mit einer passenden Vorlage. Sie enthält bereits alle wichtigen Pflichtfelder; Sie müssen nur noch die Platzhalter der Vorlage mit Ihren eigenen Daten ersetzen. Das spart Zeit und reduziert das Risiko, wichtige Angaben zu vergessen.
Unsere Vorlagen für Abschlagsrechnungen bieten:
alle Pflichtangaben für Rechnungen gemäß § 14 UStG
Platzhalter für Ihre Leistungen, Beträge, Steuernummer und andere Angaben
ein klar strukturiertes Layout, orientiert am Geschäftsbrief-Standard DIN 5008
jeweils eine Variante für pauschale und kumulative Abschlagsrechnungen – inklusive Schlussrechnung
Hier sind unsere Vorlagen zum Download:
Abschlagsrechnung Vorlage Pauschal als PDF 
Abschlagsrechnung Vorlage Pauschal für Word 
Abschlagsrechnung Vorlage Pauschal als Google Doc 
Abschlagsrechnung Vorlage Pauschal als OpenDocument 
Eine Vorlage nimmt Ihnen manuelle Arbeit ab, sorgt aber nicht automatisch für rechtssichere Rechnungen. Um die GoBD-konforme Archivierung Ihrer Abschlagsrechnung müssen Sie sich beispielsweise auch hier selbst kümmern, was in der Regel zusätzliche Software erfordert.
Zudem handelt es sich bei den via Vorlage erstellten Rechnungen nicht um E-Rechnungen, die im B2B-Bereich seit 2025 Pflicht sind.
Rechnungsprogramm nutzen
Wenn Sie regelmäßig Abschlags- oder andere Rechnungen schreiben, ist ein professionelles Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm eine gute Investition. Diese Tools kosten zwar (Ausnahmen ausgenommen) ein paar Euro im Monat, sparen Ihnen aber im Alltag viel Zeit und sorgen für rechtliche Sicherheit bei der Abrechnung.
Rechnungsprogramme führen Sie Schritt für Schritt durch die Rechnungserstellung, prüfen automatisch Pflichtangaben und speichern alle Belege GoBD-konform ab. Auch für Abschlagsrechnungen gibt es mittlerweile bei vielen Programmen spezielle Funktionen, die die Teilabrechnung und die Erstellung der Schlussrechnung deutlich vereinfachen.
So funktioniert das etwa bei unserem Testsieger Lexware Office:
Schritt 1: Klicken Sie im Dashboard auf das Pfeil-Symbol im „Neue Rechnung“-Button und wählen Sie im Dropdown-Menü „Neue Abschlagsrechnung“ aus.
Starten Sie eine neue Abschlagsrechnung.
Schritt 2: Füllen Sie nun die Rechnungsmaske aus. Geben Sie also die Kundendaten ein und fügen Sie die Leistungen hinzu, die Sie in der Abschlagsrechnung abrechnen möchten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten auf „Weiter zur Vorschau“.
Klicken Sie auf „Weiter zur Vorschau“.
Schritt 3: Nun sehen Sie eine Vorschau der Abschlagsrechnung und können ein Layout wählen. Anschließend klicken Sie auf „Abschließen & speichern“, um die Rechnung fertigzustellen. Sie können sie direkt aus dem Programm an Ihre Kunden versenden.
Schließen Sie die Rechnung ab, um sie zu versenden.
Schritt 4: Ihre Rechnung wird nun in der Belegsammlung gespeichert. Sobald die Zahlung eingegangen ist, können Sie dies hier markieren. Wenn Sie die nächste Abschlagsrechnung an denselben Kunden schreiben, wird automatisch die nächste Nummer in der Reihe (z. B. zweite oder dritte Abschlagsrechnung) vergeben – inklusive fortlaufender Rechnungsnummer.
Schritt 5: Wenn Sie alle Abschlagsrechnungen geschrieben haben und bereit für den Projektabschluss sind, können Sie in der letzten Rechnung aufs Dreipunkte-Menü klicken und „Weiterführen zur Schlussrechnung“ auswählen.
Sie können automatisch eine Schlussrechnung erstellen.
Schritt 6: Füllen Sie die Rechnungsmaske aus, um die Schlussrechnung zu erstellen. Bereits geleistete Abschlagszahlungen werden automatisch hinzugefügt und abgezogen. Falls eine fehlt, klicken Sie auf „Abschlagszahlung“, um alle Abschlagsrechnungen einzusehen.
Die bisherigen Abschlagsrechnungen werden automatisch aufgelistet.
Schritt 7: Stellen Sie die Rechnung jetzt wie gewohnt fertig, um sie an Ihren Kunden zu verschicken.
Die besten Rechnungsprogramme
Sie suchen noch ein gutes Rechnungsprogramm? Wir haben neun beliebte Anbieter ausführlich getestet. Hier finden Sie unser komplettes Ranking der besten Rechnungs-Tools, mit Links zu unseren ausführlichen Testberichten:
Fazit
Mit Abschlagsrechnungen können Sie bereits erbrachte Leistungen abrechnen, bevor Sie ein Projekt vollständig abgeschlossen haben. Das ist bei längeren Projekten und größeren Summen sinnvoll, weil Sie nicht bis zum Schluss auf Ihr Geld warten müssen.
Es gibt zwei Arten von Abschlagsrechnungen: pauschal und kumulativ. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden – am Ende müssen Sie mit einer Schlussrechnung alle bisherigen Zahlungen zusammenführen.
Rechtlich gesehen sind Abschlagsrechnungen ganz gewöhnliche Rechnungen. Wie bei regulären Rechnungen gilt auch hier: Wenn Sie regelmäßig abrechnen, sollten Sie ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm einsetzen. In Einzelfällen tut es auch eine gute Vorlage – doch auf Dauer ist die manuelle Rechnungserstellung heute keine Lösung mehr.
