E-Rechnung ab 2025: Was ist das und für wen ist sie Pflicht? [mit Beispiel]

Sie verschicken Ihre Rechnungen als PDF-Anhang per E-Mail? Dann wird es höchste Zeit für eine Umstellung – denn mit der E-Rechnungs-Pflicht, die 2025 in Kraft tritt, gelten bald strengere Vorgaben.

Wir verraten, was es mit E-Rechnungen genau auf sich hat, wie sie funktionieren und für wen sie zur Pflicht werden.

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung – also eine Rechnung, bei der Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt werden.

Eine Bild- oder PDF-Datei reicht aber nicht aus: Gemeint sind strukturierte, maschinenlesbare Datensätze, die – gemäß der Definition des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) – „elektronisch übermittelt, elektronisch empfangen sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können“.

Es gibt unterschiedliche Datenformate, die dafür infrage kommen (mehr dazu gleich). Doch für wen ist das überhaupt relevant – und wer ist dazu verpflichtet, die E-Rechnung zu nutzen?

Die E-Rechnung ist ab dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Rechnungen Pflicht. Ab dann müssen alle Unternehmen – einschließlich Kleinunternehmen – E-Rechnungen empfangen und versenden können.

Die E-Rechnungs-Pflicht betrifft nur den B2B-Bereich, also den Rechnungsversand und -empfang an und von Unternehmen. Rechnungen an Endverbraucher und Privatkunden sind also ausgeschlossen. Ebenfalls von der E-Rechnungs-Pflicht befreit sind Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €) und Fahrkarten.

Doch auch, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen ausschließlich Rechnungen an Privatkunden ausstellen, sollten Sie sich zumindest auf den Empfang von E-Rechnungen vorbereiten. Ihre B2B-Kontakte, also beispielsweise Lieferanten, werden nämlich zum Versand von E-Rechnungen verpflichtet sein – und Sie müssen die bei Ihnen eingehenden E-Rechnungen verarbeiten können.

Es gibt mehrere E-Rechnungs-Formate. Um sie effizient und gesetzeskonform zu nutzen, ist eine professionelle Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware notwendig.

Um als E-Rechnung zu gelten, müssen Rechnungen die Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931) erfüllen. In Deutschland gilt dies primär für zwei Formate: XRechnung und ZUGFeRD.

Die XRechnung ist das primäre E-Rechnungs-Format in Deutschland. Es handelt sich um ein strukturiertes XML-Format, das speziell für die elektronische Übermittlung an Behörden entwickelt wurde. Es enthält alle notwendigen Rechnungsdaten, die maschinenlesbar und für eine automatisierte Verarbeitung optimiert sind.

Eine XRechnung besteht aus Code-Zeilen. Wenn Sie sie herunterladen und mit einem Editor öffnen, sieht sie etwa so aus:

XRechnungen können also nicht wie herkömmliche Rechnungen geschrieben, gelesen und interpretiert werden. Sie erfordern spezielle Rechnungsprogramme, die diese Arbeit für Sie übernehmen (mehr dazu gleich).

Der ZUGFeRD-Standard kombiniert strukturierte, maschinenlesbare Daten im XML-Format mit einem PDF-Dokument. Das Hybrid-Format ist also sowohl für die manuelle als auch für die automatisierte Verarbeitung geeignet.

ZUGFeRD können somit wie „normale“ PDF-Rechnungen gelesen, aber auch maschinell ausgewertet werden, weshalb sie auch als Übergangslösung geeignet sind.

Um E-Rechnungen im Geschäftsalltag zu verwenden, benötigen Sie spezielle Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramme. Dabei handelt es sich um (in der Regel kostenpflichtige) Cloud-Tools, die Sie gegen eine monatliche Gebühr nutzen können.

Diese Programme übernehmen nicht nur die Erstellung ausgehender E-Rechnungen, sondern können auch eingehende E-Rechnungen auslesen und die Daten direkt in Ihr Buchhaltungssystem übertragen – für eine effiziente und fehlerfreie Verarbeitung in beide Richtungen.

Der Versand von E-Rechnungen ist mit Rechnungsprogrammen genauso unkompliziert wie der Versand „regulärer“ Rechnungen. In der Praxis sieht das natürlich bei jeder Plattform etwas anders aus. So funktioniert es beispielsweise bei unserem Testsieger Lexware Office:

Schritt 1: Zunächst müssen Sie die E-Rechnungs-Funktion aktivieren. Navigieren Sie dafür in den Einstellungen (Zahnrad-Symbol) zum Eintrag „E-Rechnung“ und aktivieren Sie den Schalter „E-Rechnung aktivieren“.

Schritt 2: Damit Lexware Office vollständige E-Rechnungen erstellen kann, sind einige Angaben erforderlich. Zunächst ist wichtig, dass in den „Allgemeinen Einstellungen“ Ihre Steuernummer und Umsatzsteuer-ID hinterlegt sind:

Schritt 3: Wenn Sie eine XRechnung an einen öffentlichen Empfänger senden, muss eine Leitweg-ID hinterlegt sein. Dabei handelt es sich um eine eindeutige Kennung, die zur Weiterleitung der Rechnung innerhalb der Behörde dient. Sie können sie in den Kontakteinstellungen hinzufügen.

Für ZUGFeRD-Rechnungen an gewöhnliche Kunden ist dieser Schritt nicht nötig.

Schritt 4: Dann ist noch wichtig, dass in der Rechnung, die Sie verwenden, eine Bankverbindung angegeben ist. Dafür öffnen Sie die Rechnungsvorlage, navigieren zum Eintrag „Fußzeile“ und klicken rechts unter „Bankverbindung“ auf „Neue Bankverbindung anlegen“.

Schritt 5: Nun können Sie Ihre Rechnung ganz normal über die Rechnungsmaske von Lexware Office schreiben. Wenn alle Angaben komplett sind (und Sie einen Kunden mit Leitweg-ID ausgewählt haben), wird automatisch eine E-Rechnung generiert. Jene können Sie entweder herunterladen oder direkt aus dem Programm versenden.

Die Erfassung von E-Rechnungen ist ebenso unkompliziert. In der Regel müssen Sie sie einfach in der Belegverwaltung Ihres Buchhaltungs-Tools hochladen, dann werden die Daten automatisch ausgelesen. So funktioniert es etwa bei Lexware Office:

Schritt 1: Klicken Sie im Belege-Bereich auf „Neuer Beleg“, um die Belegerfassung zu öffnen.

Schritt 2: Laden Sie die E-Rechnung hoch. Sie können sie einfach ins Feld ziehen oder manuell auswählen.

Schritt 3: Nun werden die Daten vom Programm ausgelesen. Sie können die Belegdaten manuell anpassen oder zusätzliche Angaben machen. Wenn alles passt, klicken Sie auf „Speichern & Schließen“.

Dedizierte Rechnungs- und Buchhaltungs-Tools haben zahlreiche Funktionen, die nicht nur die Rechnungsstellung, sondern auch viele andere Geschäftsprozesse vereinfachen und digitalisieren. Hier sind einige der wichtigsten Features:

Wichtig: Nicht alle Tools unterstützen alle diese Funktionen. Nutzen Sie unseren Tarif-Vergleich, um die Programme nach den für Sie wichtigen Funktionen zu filtern.

Sie haben noch kein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen unterstützt? Das sollten Sie am besten noch vor dem Inkrafttreten der E-Rechnungs-Pflicht im Januar 2025 ändern.

Wir haben neun beliebte Rechnungs-Tools getestet, von denen die meisten mittlerweile für E-Rechnungen gerüstet sind. Hier sind unsere Favoriten:

Lexware Office* ist ein umfassendes Buchhaltungs-Tool, das einen großen Funktionsumfang in einer intuitiven Benutzeroberfläche verpackt. Es unterstützt Sie bei allen buchhalterischen Aufgaben – von der Erstellung und dem Versand von Rechnungen über die Erfassung von Belegen bis zur Buchführung und dem Jahresabschluss.

Dazu kommen nette Extra-Features wie das integrierte Kundencenter, über das Ihre Kunden Rechnungen einsehen und per QR-Code bezahlen können.

XRechnungen werden bereits länger unterstützt, ZUGFeRD-Rechnungen sind mittlerweile auch dabei. Die Erfassung von E-Rechnungen ist dabei in allen Tarifen möglich, der Versand erst ab dem M-Tarif.

Die Rechnungserstellung ist bei Lexware Office grundsätzlich auf Euro beschränkt; udem fehlt ein automatisches Mahnwesen – dafür ist ein kostenpflichtiges Add-on erforderlich.

sevdesk* ist ein Rechnungs- und Buchhaltungs-Tools, das sich speziell an kleinere Unternehmen und Selbstständige richtet, die möglichst wenig Zeit mit Bürotätigkeiten wie der Buchhaltung verbringen möchten.

Im aufgeräumten sevdesk-Dashboard können Sie blitzschnell Dokumente wie Rechnungen und Angebote erstellen und Ihre Unternehmensfinanzen übersichtlich im Blick behalten.

sevdesk unterstützt sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen. Im Gegensatz zu Lexware Office können Sie Rechnungen auch in mehreren Währungen erstellen. Dafür fehlen andere Funktionen des Testsiegers, z. B. ein Kundencenter.

Sie suchen ein kostenloses Rechnung-Tool für den Empfang von E-Rechnungen? Dann ist easybill* einen Blick wert. Mit dem Gratis-Tarif der Plattform können Sie zwar keine E-Rechnungen schreiben, aber E-Rechnungen von Ihren Lieferanten empfangen und verarbeiten.

In den kostenpflichtigen Tarifen unterstützt easybill den Versand von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Neben Rechnungen können Sie auch andere Dokumente – darunter Angebote, Lieferscheine und Mahnungen – blitzschnell erstellen und an Ihre Kunden verschicken.

Leider ist das Interface von easybill nicht mehr ganz auf der Höhe der Zeit. Vor allem im Vergleich zu Programmen wie Lexware Office und sevdesk wirkt es ziemlich altbacken und unübersichtlich.

Natürlich gibt es noch viele weitere Rechnungsprogramme, die Sie beim Versand und Empfang von E-Rechnungen unterstützen. Das gesamte Ranking der von uns getesteten Programme finden Sie hier:

E-Rechnungen werden in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 im B2B-Bereich Pflicht. Ab diesem Datum – einige Übergangsregeln ausgenommen – müssen Unternehmen Rechnungen in maschinenlesbaren Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD versenden und empfangen können. Dafür sind spezielle Rechnungsprogramme nötig.

Wir haben neun beliebte Rechnungs-Tools ausgiebig getestet. Die meisten davon unterstützen mittlerweile E-Rechnungen oder rollen die Funktionen rechtzeitig zur E-Rechnungs-Pflicht aus. Am besten schnitten in unserem Vergleich die Programme Lexware Office, sevdesk und easybill ab, die allesamt den Versand und Empfang von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen ermöglichen.

Ausführliche Rezensionen zu neun beliebten Tools finden Sie in unserem Vergleich der besten Rechnungsprogramme.