GoBD konform arbeiten: Was bedeutet es in der Praxis?

Ordnung im Kopf beginnt mit Ordnung im Büro. Gerade für Selbstständige und Unternehmen, die viele Belege und Geschäftsvorfälle im Blick behalten müssen, ist eine ordentliche Buchhaltung deshalb unverzichtbar. Was „ordentlich“ ist, bestimmt aber nicht jeder selbst: Dafür gibt es vom Finanzamt klare Vorgaben – die GoBD.

Wir erklären, was es mit den GoBD auf sich hat, welche Regeln für Ihre Buchhaltung gelten und worauf Sie in der Praxis besonders achten müssen.

Die GoBD sind eine Art Regelbuch, das genau festlegt, wie eine ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen auszusehen hat. Die Abkürzung steht für den – ziemlich sperrigen – Begriff „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die GoBD geben vor, wie Belege erfasst, wie sie aufbewahrt und wie sie im Falle einer Betriebsprüfung zugänglich gemacht werden müssen. Grundlage dafür sind die Vorgaben aus Steuer- und Handelsrecht, die das Finanzamt mit den GoBD konkretisiert. Nachlesen können Sie die vollständigen Regeln im offiziellen BMF-Schreiben, das als Anhang 64 der Abgabenordnung veröffentlicht ist.

Die Vorgaben der GoBD gelten für alle, die steuerlich relevante Unterlagen führen: also Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen – und zwar kleine Betriebe ebenso wie große Firmen. Auch wenn Sie Ihre Buchhaltung an einen Steuerberater auslagern, bleiben Sie dafür verantwortlich, dass Ihre Unterlagen GoBD-konform geführt werden.

Die GoBD betreffen sämtliche steuerlich relevanten Unterlagen, unabhängig davon, ob sie auf Papier oder digital vorliegen. Dazu gehören zum Beispiel:

Kurz gesagt: Alles, was für Ihre Steuer relevant ist, fällt unter die GoBD.

Die GoBD sind, wie es bei Verwaltungstexten üblich ist, keine sonderlich leichte oder spannende Lektüre. Das Schreiben umfasst 184 Randziffern voller Fachbegriffe und juristischer Formulierungen.

Am Ende geht es aber gar nicht darum, jede Einzelheit zu kennen. Entscheidend sind die Grundprinzipien – und die lassen sich in der Praxis recht einfach umsetzen. Im Kern kann man die GoBD auf sechs Grundsätze herunterbrechen:

Alle Geschäftsvorfälle müssen so dokumentiert sein, dass ein sachkundiger Dritter – etwa ein Betriebsprüfer – jederzeit nachvollziehen kann, wie und warum eine Buchung entstanden ist. Grundlage ist das Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“: Es besagt, dass jede Buchung einen passenden Nachweis braucht, etwa eine Rechnung oder einen Kontoauszug.

Ihre Buchführung muss außerdem so aufgebaut sein, dass sie einen schnellen Überblick über die Lage des Unternehmens ermöglicht. Ein Prüfer muss einer Zahlung also lückenlos vom Beleg über die Aufzeichnungen und Konten bis hin zur Steuererklärung folgen können – und umgekehrt.

Ihre Unterlagen müssen systematisch und nachvollziehbar abgelegt sein. Das gilt für Papierdokumente und digitale Dateien gleichermaßen: Entscheidend ist, dass Belege eindeutig zugeordnet und jederzeit auffindbar sind.

Sie dürfen wichtige Dokumente wie Rechnungen also nicht einfach wahllos im E-Mail-Postfach oder ungeordnet im „Downloads“-Ordner liegen lassen. Wichtig ist eine klare Struktur, etwa nach Jahr, Art der Belege oder Lieferant. So behalten Sie den Überblick (und ersparen nicht nur Dritten, sondern auch sich selbst lästige Sucherei).

Ebenfalls wichtig: Bestimmte Vorgänge müssen getrennt voneinander aufgezeichnet werden. Dazu gehört etwa die klare Trennung von Bar- und Bankumsätzen oder von steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätzen. Wenn Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen Sie zudem jede Buchung auf mindestens zwei Konten erfassen – im Soll und im Haben.

Sie müssen alle Geschäftsvorfälle vollständig und lückenlos aufzeichnen. Dazu gehören nicht nur Einnahmen und Ausgaben, sondern auch Dinge wie Einlagen oder Entnahmen. Nichts darf einfach „unter den Tisch fallen“.

Die Grundlage dafür ist die sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht: Sie besagt, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln erfasst werden muss – mit Betrag, Datum und einem klaren Bezug zum Geschäft. Nur so ist sichergestellt, dass alle Vorgänge nachvollziehbar bleiben und keine Lücken entstehen.

Das sollte natürlich selbstverständlich sein: Sie müssen Geschäftsvorfälle korrekt aufzeichnen, also so, wie sie tatsächlich passiert sind. Dazu gehört auch, dass alle Beträge, Daten und Inhalte stimmen und dass die Buchung im richtigen Konto landet.

Wer hier schludert oder bewusst etwas schönfärbt, riskiert nicht nur ein falsches Bild der eigenen Finanzen, sondern im Ernstfall auch Ärger mit dem Finanzamt.

Sie müssen Geschäftsvorfälle nicht nur vollständig und korrekt, sondern auch zeitnah erfassen. Es reicht also nicht, Belege erst einmal wochenlang zu sammeln und sie dann später „in einem Rutsch“ nachzutragen. Zwischen dem Vorgang und seiner Buchung darf kein zu großer Abstand liegen.

Warum ist so wichtig, wann gebucht wird? Damit die Buchführung jederzeit ein richtiges Bild ergibt: Wenn Geschäftsvorfälle zu lange „in der Schwebe“ bleiben, wächst die Gefahr, dass sie später vergessen, doppelt erfasst oder falsch zugeordnet werden.

Gebucht ist gebucht. Das heißt: Sie dürfen eine Buchung im Nachhinein nicht so verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Auch Änderungen, bei denen unklar bleibt, wann sie gemacht wurden, sind tabu.

Dieses Prinzip ist gerade bei digitalen Unterlagen eine Herausforderung: Wenn Sie etwa eine per Rechnungsvorlage erstellte Rechnung einfach als Word- oder Excel-Datei in einem Ordner speichern, könnte diese schließlich jederzeit überschrieben oder angepasst werden, ohne dass das für Dritte nachvollziehbar wäre.

Deshalb gilt: Jede Änderung muss protokolliert werden. Dafür brauchen Sie in der Regel geeignete Software, etwa ein Buchhaltungsprogramm oder ein revisionssicheres Archivsystem (mehr dazu gleich).

Es gibt also ganz schön viele Vorgaben – zumal die GoBD ja nicht die einzigen Regeln sind, die Sie bei der Buchhaltung oder im Geschäftsalltag beachten müssen. Niemand muss (und kann) alle Details im Kopf haben.

Die gute Nachricht: Wenn Sie ein paar Grundregeln beherzigen und Ihre Abläufe konsequent organisieren, sind Sie schon auf einem sehr sicheren Weg.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung noch mit Excel-Listen machen oder Ihre Rechnungen in PDF-Form in einem Sammelordner speichern, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie nicht GoBD-konform arbeiten. Dateien, die Sie so einfach abgespeichert haben, können nämlich jederzeit verändert oder überschrieben werden.

An einer Softwarelösung, die Sie bei der Buchhaltung unterstützt, kommen Sie heutzutage deshalb kaum noch vorbei. Große Unternehmen setzen oft auf ERP-Systeme, die Buchhaltung, Warenwirtschaft und viele andere Prozesse miteinander verbinden.

Für Selbstständige und kleinere Firmen reicht dagegen meist ein spezialisiertes Buchhaltungs-Tool: Damit können Sie nicht nur Rechnungen schreiben und Belege erfassen, sondern diese auch revisionssicher archivieren und jederzeit für eine Betriebsprüfung bereitstellen.

Achten Sie am besten schon bei der Auswahl darauf, dass die Software GoBD-zertifiziert ist. Es gibt zwar kein offizielles GoBD-Siegel, doch viele Anbieter lassen ihre Software freiwillig von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften überprüfen.

Das Angebot an Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen ist groß. Wir haben einige der beliebtesten Anbieter getestet, um Ihnen bei der Auswahl zu helfen. Hier finden Sie unser komplettes Ranking, mit Links zu den ausführlichen Testberichten:

Eine der wichtigsten Regeln der GoBD ist die zeitnahe Erfassung. Überweisungen oder Kartenzahlungen müssen spätestens nach zehn Tagen gebucht werden, Barzahlungen sogar täglich.

Hier liegt die größte Gefahr darin, dass Sie Belege über einen längeren Zeitraum liegen lassen, um später alle auf einmal einzutragen. Und je größer der Stapel wird, desto mehr Arbeit schieben Sie vor sich her – und desto höher ist das Risiko, dass etwas verloren geht oder falsch einsortiert wird.

Die GoBD verlangen nicht nur, dass Sie Belege ordentlich aufbewahren, sondern auch, dass Sie dokumentieren, wie Sie das tun. Dafür gibt es die sogenannte Verfahrensdokumentation. Darin beschreiben Sie, welche Abläufe es in Ihrem Unternehmen gibt – z.B.:

Das klingt nach viel Papierkram, ist in der Praxis aber gar nicht so kompliziert. Eine Verfahrensdokumentation kann ein einfaches Word-Dokument sein, in dem Sie Schritt für Schritt Ihre Abläufe aufschreiben.

Damit schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie erfüllen die GoBD-Anforderung – und gleichzeitig haben auch neue Teammitglieder oder Freelancer schnell einen Überblick, wie die Abläufe bei Ihnen funktionieren.

Die GoBD sind kein „nice to have“, sondern verbindliche Vorgaben. Wer sie nicht einhält, muss mit Folgen rechnen.

Wie streng die Konsequenzen ausfallen, ist natürlich davon abhängig, wie schwerwiegend und wie häufig die Verstöße sind:

Natürlich wird nicht jede Kleinigkeit sofort geahndet. Nur weil Sie Belege mal ein paar Tage später buchen oder eine Rechnung nachträglich korrigieren, müssen Sie nicht gleich mit Problemen mit dem Finanzamt rechnen. Selbst im Ernstfall, also wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt, drücken Prüfer auch mal ein Auge zu, solange die Unterlagen insgesamt nachvollziehbar sind.

Eine ordentliche Buchhaltung ist aber eine Art Versicherung: Sie schützt Sie davor, dass kleine Versäumnisse zu großen Problemen anwachsen – und sorgt dafür, dass Sie bei Fragen zu Finanzen und Geschäftszahlen jederzeit klare Antworten parat haben.

Eine saubere Buchhaltung ist für Selbstständige Pflicht. Die GoBD geben den Rahmen vor, wie sie auszusehen hat: nachvollziehbar, ordentlich, vollständig, korrekt, zeitgerecht und unveränderlich.

Sie müssen nicht jeden Paragrafen des Regelbuchs im Detail kennen. Entscheidend ist, dass Sie die Grundsätze der GoBD im Alltag umsetzen – also Belege ordentlich ablegen, Zahlungen zeitnah erfassen, Änderungen nachvollziehbar protokollieren und Ihre Abläufe dokumentieren.

Am einfachsten geht all das mit einer Buchhaltungssoftware, die GoBD-konform arbeitet. Mindestens genauso wichtig ist aber, dass Sie die Buchhaltung nicht schleifen lassen, sondern immer am Ball bleiben: Sortieren Sie Belege sofort ein, buchen Sie Zahlungen so zeitnah wie möglich und entwickeln Sie feste Routinen, die Sie konsequent einhalten – dann bleibt Ihre Buchführung überschaubar und GoBD-sicher.