Reisekostenabrechnung Vorlage: Kostenlose Vorlage zur Abrechnung von Dienstreisen
Sie möchten nicht auf den Kosten einer Dienstreise sitzenbleiben? Dann brauchen Sie eine Reisekostenabrechnung: Damit können Sie die Ausgaben Ihrer Reise transparent nachweisen und sicherstellen, dass sie vom Arbeitgeber oder Finanzamt anerkannt werden.
Mit unserer Vorlage für Reisekostenabrechnungen können Sie im Handumdrehen die Ausgaben Ihrer Geschäftsreise erfassen.
Reisekostenabrechnung: Kostenlose Vorlage
Unsere Vorlage ist eine ausfüllbare Reisekostenabrechnung im Word-, Google-Docs- und OpenOffice-Format. Sie enthält alle wichtigen Angaben, die für den Arbeitgeber oder das Finanzamt erforderlich sind, und eignet sich für Angestellte, Selbstständige und Unternehmen:
Reisekostenabrechnung Vorlage als PDF 
Reisekostenabrechnung Vorlage für Word 
Reisekostenabrechnung Vorlage als Google Doc 
Reisekostenabrechnung Vorlage als OpenDocument Das enthält unsere Vorlage:
alle Pflichtangaben für eine vollständige Reisekostenabrechnung
übersichtliche Aufteilung nach Kostenarten (Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung, Bewirtung, sonstige Kosten)
Felder für Reisedaten (Ziel, Zweck, Dauer, Abfahrts- und Ankunftszeiten)
Platz für Datum und Unterschrift
verfügbar in den Formaten Word (.docx), Google Docs (online editierbar) und Open Office (.odt)
So nutzen Sie die Reisekostenabrechnung-Vorlage
Unsere Vorlage ist so aufgebaut, dass Sie sie mit wenigen Handgriffen an Ihre Reise anpassen können. So geht’s:
Reisekostenabrechnung im richtigen Format herunterladen
Wählen Sie zunächst das passende Format für die Vorlage.
Die Google-Docs-Vorlage können Sie direkt online öffnen und bearbeiten. Klicken Sie oben rechts auf „VORLAGE VERWENDEN“, um eine eigene Kopie in Ihrem Google Drive zu erstellen.
Word- oder OpenOffice-Dateien werden auf Ihr Gerät heruntergeladen. Sie können sie offline bearbeiten und speichern.
Persönliche Angaben eintragen
In der Vorlage tragen Sie nun zuerst die Basisdaten ein – also den Namen der reisenden Person und, falls zutreffend, die Personalnummer oder Abteilung. Wenn Sie die Vorlage öfter brauchen, können Sie diese Daten einmal eintragen und für die künftige Nutzung abspeichern.
Informationen zur Reise eintragen
Im nächsten Abschnitt erfassen Sie die Eckdaten der Dienstreise. Wichtig sind:
Beginn und Ende der Reise – geben Sie sowohl das Datum als auch die Uhrzeit an (das ist wichtig für Verpflegungspauschalen)
Ziel der Reise – Stadt oder Adresse, z. B. „München, Messegelände“
Zweck der Reise – z. B. „Kundentermin“, „Schulung“, „Messebesuch“
Kostenarten erfassen
Im Abschnitt „Kosten“ tragen Sie die Ausgaben ein. Die Felder sind nach den gängigen Kategorien sortiert:
Fahrtkosten: Hier kommen alle Reisekosten für Verkehrsmittel rein, z.B. Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen. Bei einer Reise mit Ihrem Privat-Pkw können Sie die Kilometerpauschale nutzen (aktuell 0,30 € pro gefahrenem Kilometer) oder einen individuellen Preis mit einem Fahrtenbuch ermitteln.
Übernachtungskosten: Hier tragen Sie die Hotelkosten ein. Wenn das Frühstück in der Hotelrechnung enthalten ist, muss es herausgerechnet werden. Bei Inlandsreisen wird dafür pauschal ein Betrag von 5,60 € vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen.
Verpflegungspauschale: Hier sind keine Belege notwendig, denn es gelten gesetzliche Pauschalen. Die sind von der Dauer und dem Ziel der Reise abhängig: Für Inlandsreisen, bei denen Sie mehr als acht Stunden unterwegs sind, sowie für An- und Abreisetage können Sie 14 € ansetzen, für jeden vollen Kalendertag sind es 28 €.
Bewirtungskosten: Hier tragen Sie Restaurant- oder Verpflegungsausgaben ein, wenn Sie Geschäftspartner oder Kunden bewirtet haben. Dafür benötigen Sie einen Bewirtungsbeleg, auf dem Sie den Anlass der Bewirtung und die Teilnehmer vermerken.
Sonstige Kosten: Darunter fallen alle Ausgaben, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen, etwa Park- und Mautgebühren, Gepäckkosten, Gebühren für WLAN im Hotel oder Eintrittspreise für Messen. Damit diese Kosten problemlos anerkannt werden, sollten Sie sie so genau wie möglich beschreiben, z. B. „Parkticket Messe München, 12 €“.
Tipp: Sammeln Sie alle Belege während der Reise direkt digital (per Scan oder Foto) und vermerken Sie die Belegnummern in der Vorlage. So vermeiden Sie Rückfragen und haben eine saubere, revisionssichere Dokumentation.
Unterschreiben und einreichen
Wenn Sie alle Daten eingetragen und die Kosten summiert haben, unterschreiben Sie die Reisekostenabrechnung unten auf der Vorlage. Damit bestätigen Sie, dass die Angaben korrekt sind und alle aufgeführten Ausgaben tatsächlich angefallen sind.
Was Sie mit der fertigen Abrechnung tun, hängt von Ihrer Situation ab:
Als Angestellter reichen Sie die Abrechnung samt Belegen bei Ihrem Arbeitgeber ein. Achten Sie auf interne Fristen, damit Sie Ihr Geld schnell erstattet bekommen.
Als Selbstständiger oder Unternehmer legen Sie die Abrechnung in Ihrer Buchhaltung ab. Sie dient später als Nachweis gegenüber dem Finanzamt und ermöglicht es, die Kosten als Betriebsausgaben geltend zu machen.
Alternative: Software zur Reisekostenabrechnung
Wenn Sie nur ab und zu mal auf Dienstreise gehen, reicht eine Vorlage völlig aus. Sobald Sie häufiger unterwegs sind oder die Reisekosten von Mitarbeitenden verwalten müssen, wird die Arbeit mit Vorlagen schnell mühsam, weil Sie Belege manuell sammeln und die Beträge selbst zusammenrechnen müssen.
In diesem Fall kann es sich lohnen, die Reisekostenabrechnung mit einer dafür zuständigen Software zu erledigen. Sie nimmt Ihnen viele Arbeitsschritte ab: Belege lassen sich direkt per App fotografieren, Pauschalen und Kilometervergütungen werden automatisch berechnet, und alle Daten landen sauber in der Buchhaltung.
Es gibt spezialisierte Reisekosten-Tools wie Rydoo oder Circula, die sich ganz auf digitale Belegverwaltung und die automatische Berechnung von Pauschalen konzentrieren. Auch manche Anbieter von Buchhaltungs-Lösungen, z. B. Lexware Office, bieten Module für Reisekosten an – doch in der Regel handelt es sich dabei um eigenständige Programme oder kostenpflichtige Add-ons.
Mit einem Ausgabenmanagement-Tool wie Circula können Sie die Reisekostenabrechnung automatisieren.
In KMUs und größeren Unternehmen kommen häufig integrierte Komplettlösungen wie SAP Concur oder HRworks zum Einsatz. In KMUs und noch größeren Unternehmen kommen häufig integrierte Komplettlösungen wie SAP Concur oder HRworks zum Einsatz. Sie bündeln Funktionen wie die Reisekostenabrechnung, Spesen und weitere HR-Verwaltungsaufgaben in einem System.
