Rechnungsvorlage für Freiberufler: Kostenloses Muster + Checkliste
Als Freiberufler müssen Sie sich um alles selbst kümmern – auch um Ihre Rechnungen. Am einfachsten geht das mit einem Rechnungsprogramm. Am zweiteinfachsten mit einer Rechnungsvorlage, die bereits alle Pflichtangaben enthält.
Mit unseren Rechnungsvorlagen für Freiberufler schreiben Sie blitzschnell professionelle Rechnungen – mit oder ohne Umsatzsteuer.
Rechnungsvorlage Freiberufler als PDF 
Rechnungsvorlage Freiberufler für Word 
Rechnungsvorlage Freiberufler als Google Doc 
Rechnungsvorlage Freiberufler als OpenDocument 
Rechnungsvorlagen für Freiberufler
Unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen für Freiberufler sind in den Formaten Word, Google-Docs, OpenOffice und PDF verfügbar. Sie bieten:
alle Pflichtangaben laut § 14 UStG
Platz für Ihre Leistungen, Beträge, Steuernummer und andere Daten
klar strukturiertes Layout, orientiert an der DIN 5008 (Standard für Geschäftsbriefe)
Option mit oder ohne Umsatzsteuer (z. B. für Freiberufler, die die Kleinunternehmerregelung anwenden)
Vorlage mit Umsatzsteuer
Als Freiberufler in Deutschland müssen Sie, wie jeder andere Selbstständige und Unternehmer auch, Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Diese müssen Sie auf Ihren Rechnungen ausweisen und separat zum Nettobetrag aufführen.
In unserer Rechnungsvorlage sind alle erforderlichen Felder dafür bereits enthalten: Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag werden einzeln aufgeschlüsselt. Sie müssen nur noch Ihre Angaben eintragen:
Vorlage ohne Umsatzsteuer (Kleinunternehmer)
Wenn Sie als Freiberufler die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, müssen (bzw. dürfen) Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen ist ein Hinweis auf die Anwendung der Regelung erforderlich.
Unsere Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer enthält bereits einen entsprechenden Hinweis. Weil keine Steuer berechnet wird, entspricht der Rechnungsbetrag direkt dem zu zahlenden Endbetrag.
Für wen ist die Vorlage geeignet?
Unsere Rechnungsvorlagen richten sich an alle Freiberufler, die ihre Rechnungen selbst schreiben möchten. Sie sind primär für Freiberufler gedacht, die nur gelegentlich Aufträge abrechnen und deren Buchhaltung einfach genug ist, um ohne Software auszukommen.
Was kann die Vorlage nicht?
Unsere Vorlagen sind ein hilfreiches Tool für den Einstieg oder gelegentliche Rechnungen, aber sie ersetzen keine professionelle Rechnungssoftware. Vorlagen haben nämlich grundsätzlich einige Nachteile:
Keine E-Rechnung
Bei einer mit unserer Rechnungsvorlage erstellten Rechnung handelt es sich nicht um eine E-Rechnung. Jene sind seit 2025 im B2B-Bereich verpflichtend. Das heißt: Wenn Sie an ein Unternehmen abrechnen, müssen Sie die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD verschicken. Das betrifft auch Freiberufler.Nicht GoBD-konform
Rechnungen müssen in Deutschland nachvollziehbar, lückenlos und sicher archiviert werden. Das schreibt die GoBD vor („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).Eine Rechnung, die Sie in Word oder Google Docs erstellen und als PDF speichern, erfüllt diese Vorgaben noch nicht. Sie müsste in einem revisionssicheren System abgelegt werden. Das geht einfacher mit einer Rechnungssoftware – die übernimmt das meist automatisch.
Alternative: Professionelles Rechnungsprogramm
Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, ist ein professionelles Rechnungsprogramm auf Dauer die bessere Wahl. Es kostet zwar in der Regel ein paar Euro im Monat, spart Ihnen aber Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Gute Tools übernehmen die Pflichtangaben automatisch, berechnen Beträge korrekt, vergeben fortlaufende Rechnungsnummern und speichern Ihre Rechnungen GoBD-konform. Auch E-Rechnungen können Sie mit wenigen Klicks erstellen und versenden.
Wir haben einige der bekanntesten Rechnungsprogramme getestet. Hier finden Sie unser aktuelles Ranking – mit Links zu den ausführlichen Testberichten:
Pflichtangaben: Was muss auf eine Freiberufler-Rechnung?
Für Freiberufler gelten hier keine Sonderregeln: Ihre Rechnungen müssen die gleichen Anforderungen erfüllen wie die von anderen Selbstständigen oder Unternehmen jeder Rechtsform.
Grundsätzlich müssen auf jeder Rechnung bestimmte Pflichtangaben stehen, die auch für das Finanzamt relevant sind. Die rechtliche Grundlage dafür ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Dort ist klar geregelt, welche Informationen eine Rechnung enthalten muss, damit sie als ordnungsgemäß gilt:
