ZUGFeRD Rechnung: Was ist es und für wen ist es Pflicht? [mit Beispiel]

„ZUGFeRD“ klingt eher nach einer typisch deutschen – sprich komplizierten – Sonderlösung als nach digitaler Vereinfachung. Doch der Name täuscht: ZUGFeRD ist ein benutzerfreundliches Format für E-Rechnungen, mit dem Sie Ihren Rechnungsverkehr effizient digitalisieren, beschleunigen und standardisieren können. Doch wie funktioniert das Ganze?

Wir verraten, was es mit dem ZUGFeRD-Format auf sich hat, wie Sie damit gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen können und für wen das überhaupt relevant ist.

ZUGFeRD ist ein standardisiertes Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch. Es wurde vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“, kurz FeRD, entwickelt – daher der etwas komplizierte Name („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“).

ZUGFeRD ist ein E-Rechnungs-Format, das Rechnungsinformationen in Form von strukturierten, maschinenlesbaren Datensätzen bereitstellt, die automatisiert weiterverarbeitet werden können. ZUGFeRD erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931).

Die ZUGFeRD-Rechnung an sich ist für niemanden verpflichtend. Allerdings tritt ab dem 1. Januar 2025 eine E-Rechnungs-Pflicht für den inländischen B2B-Rechnungsverkehr in Kraft – und ZUGFeRD ist neben XRechnung das wichtigste E-Rechnungsformat in Deutschland.

Ab 2025 müssen somit alle Unternehmen (inklusive Kleinunternehmen), Freiberufler und Selbstständige E-Rechnungen versenden und empfangen können. Wirklich für alle verpflichtend wird die Regelung aber erst ab dem 2028, denn bis zum 31. Dezember gelten einige Übergangsregelungen.

Den rechtlichen Rahmen für die E-Rechnungs-Pflicht bildet das Wachstumschancengesetz, das „Unternehmen wettbewerbsfähiger machen und den Standort Deutschland stärken“ soll, so die Bundesregierung.

Mehr zur E-Rechnungs-Pflicht und den Übergangsregelungen lesen Sie hier:

XRechnung ist ebenfalls ein elektronisches Rechnungsformat, das sich jedoch in einem wesentlichen Punkt von ZUGFeRD unterscheidet: Während es sich bei ZUGFeRD um ein hybrides Format handelt, das eine herkömmlich lesbare PDF-Datei mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert, besteht die XRechnung ausschließlich aus XML-Daten.

Mehr zur XRechnung lesen Sie hier:

Eine ZUGFeRD-Rechnung können Sie nicht einfach in einem Textprogramm wie Word schreiben und in eine PDF-Datei konvertieren. Der Grund: Neben der sichtbaren Rechnung muss das Dokument auch maschinenlesbare XML-Daten enthalten, die alle wichtigen Informationen strukturiert bereitstellen. Dafür benötigen Sie eine spezielle Rechnungssoftware oder Online-Tools, die diese Anforderungen automatisch umsetzen und eine gesetzeskonforme ZUGFeRD-Rechnung erzeugen.

Es gibt einige Online-Plattformen, mit denen Sie kostenlos und ohne Account ZUGFeRD-Rechnungen erstellen können. Das Portal PDF24 stellt beispielsweise einen Gratis-Online-Generator für E-Rechnungen (sowohl ZUGFeRD- als auch XRechnungen) zur Verfügung, mit dem Sie unbegrenzt viele Rechnungen erstellen und downloaden können.

Sie müssen dafür nur die benötigten Rechnungsdaten in die Webmaske eingeben und am Ende das Format auswählen:

Der Nachteil dieser Online-Portale ist, dass Sie keine Kunden- und Produktinformationen speichern können, sondern alle Rechnungsdaten immer wieder neu eingeben müssen. Hier kommen Rechnungsprogramme ins Spiel.

Wenn Sie regelmäßig E-Rechnungen schreiben und empfangen müssen, kann sich ein professionelles Rechnungsprogramm lohnen, das die Rechnungsverwaltung und Buchhaltungsprozesse automatisiert. Damit können Sie nicht nur Dokumente wie Rechnungen, Angebote und Mahnungen erstellen, sondern auch Zahlungseingänge verfolgen, Auswertungen generieren und Steuerunterlagen vorbereiten.

Die Auswahl an Rechnungsprogrammen ist groß. Es gibt kostenlose Open-Source-Lösungen wie Fakturama und kommerzielle Programme wie Lexware Office, für deren Nutzung Sie monatlich bezahlen müssen. Die wichtigsten E-Rechnungs-Formate – also ZUGFeRD und XRechnung – werden mittlerweile von fast allen Rechnungsprogrammen unterstützt.

Die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen ist in der Regel unkompliziert, sieht aber bei jedem Programm etwas anders aus. Bei Lexware Office müssen Sie beispielsweise einfach nur die E-Rechnungs-Funktion in den Einstellungen aktivieren. Dann werden ZUGFeRD-Rechnungen automatisch generiert, wenn Sie im Rechnungsformular ein neues Dokument erstellen:

Wir haben neun beliebte Rechnungsprogramme getestet. Die meisten davon unterstützen mittlerweile E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Hier sind einige unserer Favoriten:

Lexware Office (früher lexoffice) ist ein umfangreiches Buchhaltungs- und Rechnungs-Tool, das mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einem großen Funktionsumfang überzeugt.

Sie können in allen Tarifen E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) erfassen, die Erstellung und Übermittlung sind jedoch erst ab dem M-Tarif verfügbar.

Darüber hinaus bietet Lexware Office viele weitere Features, die die Buchhaltung und Rechnungsstellung erleichtern. Sie können Kunden und Lieferanten verwalten, Berichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen oder Einnahme-Überschuss-Rechnungen erstellen und sogar Lohndokumente für Mitarbeitende bereitstellen.

Lexware Office ist somit nicht nur für Kleinunternehmen und Freiberufler, sondern auch für Firmen mit mehreren Mitarbeitenden geeignet.

sevdesk ist ein Buchhaltungsprogramm, das sich speziell an kleine Unternehmen richtet, die möglichst wenig Zeit mit Büroarbeit wie der Rechnungsstellung verbringen möchten.

Im benutzerfreundlichen sevdesk-Dashboard können Sie Ihre geschäftlichen Finanzen im Blick behalten und mit wenigen Klicks Rechnungen schreiben, Belege einordnen und Auswertungen erstellen. Ein Plus gegenüber Lexware Office ist, dass Sie Rechnungen in mehreren Währungen schreiben können.

sevdesk unterstützt sowohl ZUGFeRD- als auch XRechnungen. Im günstigsten Tarif („Rechnung“) können Sie E-Rechnungen jedoch nur schreiben und versenden. Wenn Sie sie auch als Teil Ihrer Buchhaltungsprozesse erfassen und einordnen möchten, müssen Sie mindestens zum Tarif „Buchhaltung“ greifen. Das genaue Gegenteil von Lexware Office also, wo E-Rechnungen in jedem Tarif erfasst, aber erst im höherpreisigen Tarif versendet werden können.

Sie suchen eine komplett kostenlose Möglichkeit, ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen – und können dafür auf die polierte Benutzeroberfläche einer kommerziellen SaaS-Plattform verzichten? Dann ist Fakturama einen Blick wert.

Mit dem quelloffenen Finanztool können Sie nicht nur Dokumente wie ZUGFeRD-Rechnungen, Angebote und Mahnungen kostenlos erstellen, sondern auch viele andere Rechnungs- und Buchhaltungs-Features nutzen – von der Kunden- und Belegverwaltung bis zur Übertragung von Steuerdokumenten ans Finanzamt.

Fakturama ist für Windows, Mac und Linux verfügbar.

Eine weitere Gratis-Option sind Freemium-Rechnungsprogramme. Dabei handelt es sich um eigentlich kostenpflichtige Tools, die jedoch eine Art Testversion mit eingeschränkten Funktionen kostenlos zur Verfügung stellen. Zervant zum Beispiel: Das Rechnungs-Tool punktet mit einem vergleichsweise großzügigen Gratis-Tarif, mit dem Sie monatlich bis zu fünf ZUGFeRD-Rechnungen verschicken können.

Das Rechnungs-Limit ist aber nicht die einzige Begrenzung: Wenn Sie den Gratis-Tarif nutzen, können Sie E-Rechnungen nicht direkt aus dem Programm heraus versenden, sondern müssen sie manuell herunterladen und per E-Mail an Ihre Kunden weiterleiten.

Trotzdem: Wenn Sie nur wenige ZUGFeRD-Rechnungen im Monat schreiben müssen und kein Problem damit haben, sie manuell zu versenden, ist Zervant eine gute Kompromisslösung.

Natürlich gibt es noch viele weitere Rechnungsprogramme, mit denen Sie ZUGFeRD-Rechnungen schreiben und empfangen können. Hier finden Sie das komplette Ranking der von uns getesteten Plattformen, mit Links zu ausführlichen Testberichten:

ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat, das den digitalen Rechnungsaustausch erleichtert. Das Besondere an ZUGFeRD: Es kombiniert strukturierte XML-Daten mit einer klassischen PDF-Rechnung in einer Datei. So bleibt die Rechnung wie ein normales PDF lesbar, enthält aber im Hintergrund alle wichtigen Informationen zur automatischen Verarbeitung – und erfüllt somit alle Anforderungen der ab 2025 geltenden E-Rechnungs-Pflicht.

Um ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen, benötigen Sie spezielle Programme oder Online-Tools. Sie können kostenlose Online-Generatoren, Open-Source-Lösungen wie Fakturama oder kommerzielle SaaS-Plattformen wie Lexware Office nutzen. In unserem Vergleich der besten Rechnungsprogramme haben wir einige der beliebtesten Tools ausführlich getestet, um Ihnen bei der Auswahl zu helfen.