E-Rechnung Beispiel: So sieht eine E-Rechnung konkret aus
Sie schreiben Rechnungen an Unternehmen? Dann sind Sie seit 2025 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen – sogenannte E-Rechnungen – zu versenden. Im Gegensatz zu klassischen PDF-Rechnungen sind diese nicht für menschliche Augen, sondern für die automatische Verarbeitung durch Softwaresysteme gedacht. Doch wie genau kann man sich das vorstellen?
Wir erklären, wie eine E-Rechnung aufgebaut ist, und liefern einige Beispiele aus der Praxis.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung – also eine Rechnung, bei der die Rechnungsinformationen nicht nur elektronisch verschickt, sondern auch elektronisch verarbeitet werden können. Die Daten werden in einem strukturierten Format bereitgestellt, sodass Buchhaltungsprogramme sie direkt auslesen, prüfen und weiterverarbeiten können.
Und genau hier liegt der Unterschied zur PDF-Rechnung. Zwar handelt es sich auch bei einer PDF um eine digitale Datei, die enthaltenen Informationen sind jedoch unstrukturiert. Sie enthalten die Informationen lediglich in einer für Menschen lesbaren und druckbaren Form, die nicht für die automatisierte Verarbeitung gedacht ist.
Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Rechnungen Pflicht. Mittlerweile müssen also alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und versenden können. Mehr zur E-Rechnungs-Pflicht, Ausnahmen und Übergangsregelungen lesen Sie hier:
Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?
Um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen E-Rechnungen bestimmte Standards einhalten. In Deutschland sind vor allem zwei Formate relevant:
- 1.
XRechnung
Die XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format. Sie wurde speziell für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt und enthält alle gesetzlich geforderten Pflichtangaben in strukturierter Form. Für menschliche Augen sind XRechnungen allerdings kaum lesbar: Sie sind rein darauf ausgelegt, von Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware entziffert zu werden. - 2.
ZUGFeRD-Rechnung
Das ZUGFeRD-Format verbindet die Vorteile einer E-Rechnung mit dem vertrauten Erscheinungsbild einer klassischen PDF-Rechnung. Es handelt sich um ein Hybrid-Format, bei dem die strukturierten XML-Daten direkt in eine klassische PDF-Datei eingebettet sind. So bleibt die Rechnung für Menschen lesbar, kann aber auch von Maschinen verarbeitet werden.
Grundsätzlich sind auch andere Formate erlaubt, sofern sie die EU-Norm EN-16931 erfüllen. In der Praxis sind in Deutschland aber aktuell nur XRechnung und ZUGFeRD wirklich relevant.
So ist eine E-Rechnung aufgebaut
Eine E-Rechnung enthält prinzipiell dieselben Informationen, die auch auf einer klassischen Papierrechnung zu finden sind. Damit Buchhaltungssysteme eine E-Rechnung aber automatisch verarbeiten können, müssen alle wichtigen Rechnungsangaben in strukturierter Form übermittelt werden.
Jedes Datenfeld der Rechnung – von der Rechnungsnummer bis zu Zahlungsbedingungen – ist deshalb genau definiert und erhält eine eigene Kennung, die sogenannte BT-Nummer („Business Term“).
Die Bundesagentur für Arbeit hat die wichtigsten BT-Felder in ihrem E-Rechnungs-Muster visuell hervorgehoben und den jeweiligen Elementen direkt zugeordnet:
Jede E-Rechnung besteht aus zahlreichen Datenfeldern.
Pflichtfelder: Was auf jede E-Rechnung muss
Es gibt einige Pflichtfelder, die auf jeder Rechnung ausgewiesen werden müssen. Keine Sorge: Wenn Sie ein Rechnungsprogramm nutzen, sind diese Pflichtangaben in der Regel bereits hinterlegt oder werden automatisch abgefragt. Die Gefahr, dass Sie ein wichtiges Feld aus Versehen vergessen, ist also gering.
Hier sind die BT-Angaben, bei denen es sich laut e-rechnung-bund.de, der zentralen Informationsplattform für E-Rechnungen in Deutschland, um Pflichtfelder handelt. Beachten Sie, dass nicht alle diese Pflichtfelder auch in jedem Fall ausgefüllt werden müssen:
BT-Nummer | Feld | Beschreibung | Kommentar |
|---|---|---|---|
BT-1 | Rechnungsnummer | Eindeutige Nummer zur Identifikation der Rechnung | |
BT-2 | Rechnungsdatum | Datum der Ausstellung der Rechnung | |
BT-3 | Rechnungsart | Art der Rechnung, z. B. Standardrechnung oder Gutschrift | |
BT-5 | Währung | Währung, in der die Rechnungsbeträge angegeben sind | |
BT-9 | Fälligkeitsdatum | Datum, an dem die Zahlung fällig ist | |
BT-10 | Leitweg-ID | Elektronische Adresse des Rechnungsempfängers bei Behörden | |
BT-20 | Skonto-Angaben | Informationen zu Skontofrist, Skontosatz und Basisbetrag | |
BT-27 | Firmenname | Name des Rechnungsstellers laut Handelsregister oder Steuernummer | |
BT-29 | Kennung | Kreditorennummer des Rechnungsstellers beim Empfänger | Zulässige Kombinationen sind:
|
BT-31 | Umsatzsteuer-ID | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers | |
BT-32 | Steuernummer | Steuernummer oder steuerlicher Status des Rechnungsstellers | |
BT-37 | Ort | Ort der Postanschrift des Rechnungsstellers | |
BT-38 | PLZ | Postleitzahl der Postanschrift des Rechnungsstellers | |
BT-40 | Land | Land der Postanschrift des Rechnungsstellers | |
BT-41 | Name | Name des Ansprechpartners beim Rechnungssteller | |
BT-42 | Telefon | Telefonnummer des Ansprechpartners beim Rechnungssteller | |
BT-43 | E-Mail-Adresse | E-Mail-Adresse des Ansprechpartners beim Rechnungssteller | |
BT-44 | Name | Name des Rechnungsempfängers laut Handelsregister | |
BT-52 | Ort | Ort der Postanschrift des Rechnungsempfängers | |
BT-53 | PLZ | Postleitzahl der Postanschrift des Rechnungsempfängers | |
BT-55 | Land | Land der Postanschrift des Rechnungsempfängers | |
BT-58 | E-Mail-Adresse | E-Mail-Adresse des Ansprechpartners beim Rechnungsempfänger | |
BT-59 | Name | Name eines abweichenden Zahlungsempfängers | Erst verpflichtend, wenn die Option „Vom Rechnungssteller abweichender Zahlungsempfänger“ ausgewählt wurde. |
BT-62 | Name | Name des Steuervertreters des Rechnungsstellers | Erst verpflichtend, wenn die Option „Steuervertreter des Rechnungsstellers“ ausgewählt wurde |
BT-63 | Umsatzsteuer-ID | Umsatzsteuer-ID des Steuervertreters des Rechnungsstellers | Erst verpflichtend, wenn die Option „Steuervertreter des Rechnungsstellers“ ausgewählt wurde |
BT-69 | Land | Land der Postanschrift des Steuervertreters des Verkäufers | Erst verpflichtend, wenn die Option „Steuervertreter des Verkäufers“ ausgewählt wurde. |
BT-77 | Ort | Ort der Lieferanschrift | Verpflichtend, sofern die Option „Lieferinformationen“ ausgewählt wurde |
BT-78 | PLZ | Postleitzahl der Lieferanschrift | Verpflichtend, sofern die Option „Lieferinformationen“ ausgewählt wurde |
BT-80 | Land | Land der Lieferanschrift | Verpflichtend, sofern die Option „Lieferinformationen“ ausgewählt wurde |
BT-82 | Zahlungsmittel | Zahlungsart wie Überweisung oder Lastschrift | |
BT-84 | IBAN | Internationale Kontonummer (IBAN) des Zahlungsempfängers | |
BT-89 | Mandatsreferenznummer | Mandatsreferenznummer, die dem Empfänger vom Rechnungssteller zugeteilt wird | |
BT-90 | Gläubiger-ID | Gläubiger-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers | |
BT-91 | IBAN | IBAN des Gläubigers | |
BT-92 | Nachlass (netto) | Nachlassbetrag auf Rechnungsebene ohne Umsatzsteuer | |
BT-95 | Umsatzsteuersatz des Nachlasses | Angewandter Umsatzsteuersatz auf Nachlassbeträge | |
BT-97 | Grund für den Nachlass | Begründung für den gewährten Nachlass | |
BT-99 | Zuschlag (netto) | Zuschlagsbetrag auf Rechnungsebene ohne Umsatzsteuer | |
BT-102 | Umsatzsteuersatz des Zuschlags | Angewandter Umsatzsteuersatz auf Zuschläge | |
BT-104 | Grund für den Zuschlag | Begründung für den Zuschlag | |
BT-106 | Nettosumme aller Positionen | Gesamter Nettobetrag aller Rechnungspositionen | |
BT-109 | Netto-Rechnungs-Gesamtbetrag | Gesamter Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer | |
BT-110 | Summe Umsatzsteuer | Gesamter Umsatzsteuerbetrag der Rechnung | |
BT-112 | Gesamtsumme (brutto) | Gesamtbetrag der Rechnung inklusive Umsatzsteuer | |
BT-115 | Fälliger Betrag | Offener Rechnungsbetrag nach Abzug bereits geleisteter Zahlungen | |
BT-116 | Gesamtsumme (netto) | Gesamtsumme der zu versteuernden Beträge pro Umsatzsteuerkategorie | |
BT-122 | Kennung | Bezeichnung oder ID einer angehängten Unterlage | |
BT-126 | Positionsnummer | Nummer der einzelnen Rechnungsposition | |
BT-129 | Menge | Menge der gelieferten Waren oder Dienstleistungen | |
BT-130 | Einheit | Mengeneinheit der Waren oder Dienstleistungen | |
BT-131 | Gesamtpreis (netto) | Gesamtpreis der Position ohne Umsatzsteuer | |
BT-136 | Nachlass (netto) | Nachlassbetrag auf Ebene der Rechnungsposition ohne Umsatzsteuer | |
BT-139 | Grund des Nachlasses | Begründung für einen Nachlass auf Positionsebene | |
BT-141 | Zuschlag (netto) | Zuschlagsbetrag auf Ebene der Rechnungsposition ohne Umsatzsteuer | |
BT-144 | Grund des Zuschlags | Begründung für einen Zuschlag auf Positionsebene | |
BT-146 | Preis pro Einheit (netto) | Einzelpreis der gelieferten Einheit ohne Umsatzsteuer | |
BT-151 | Umsatzsteuersatz | Angewandter Umsatzsteuersatz für die Rechnungsposition | |
BT-153 | Bezeichnung | Kurzbezeichnung der gelieferten Ware oder Dienstleistung |
Natürlich gibt es noch viele weitere Angaben, die für eine vollständige oder besonders genaue Rechnung relevant sein können, auch wenn sie keine Pflichtfelder im engeren Sinne sind. Sie helfen zum Beispiel bei der Zuordnung, Dokumentation oder späteren Prüfung der Rechnung.
Sonstige Angaben zu Projekten, Aufträgen und Vergaben
Diese Felder verknüpfen die Rechnung mit einem bestimmten Projekt, Vertrag oder einer Bestellung. Sie erleichtern es dem Empfänger, die Rechnung zuzuordnen und weiterzuverarbeiten.
BT-Nummer | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
BT-11 | Projektnummer | Nummer des Projekts, auf das sich die Rechnung bezieht |
BT-12 | Vertragsnummer | Nummer des zugehörigen Vertrags |
BT-13 | Bestellnummer | Nummer der Bestellung des Rechnungsempfängers |
BT-14 | Auftragsnummer | Nummer des zugehörigen Auftrags |
BT-17 | Vergabenummer | Kennung einer Ausschreibung oder Vergabe |
BT-18 | Objektkennung | Identifikationsnummer eines fakturierten Objekts, z. B. Zählernummer |
BT-22 | Bemerkung | Freitextfeld für ergänzende Hinweise zur Rechnung |
BT-25 | Vorausgegangene Rechnung | Referenz auf eine vorausgegangene Rechnung |
Angaben zum Rechnungssteller
Hier werden zusätzliche Stammdaten des Unternehmens angegeben, das die Rechnung ausstellt. Dazu gehören offizielle Namen, Adressen und rechtliche Informationen.
BT-Nummer | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
BT-28 | Abweichender Handelsname | Alternativer Name, unter dem der Rechnungssteller auftritt |
BT-33 | Weitere rechtliche Informationen | Zusätzliche rechtliche Angaben, z. B. Grundkapital oder Geschäftsführung |
BT-35 | Straße/Hausnummer | Straßenname und Hausnummer der Postanschrift des Rechnungsstellers |
BT-36 | Postfach | Postfachadresse des Rechnungsstellers, falls vorhanden |
BT-39 | Bundesland | Bundesland der Postanschrift des Rechnungsstellers |
Angaben zum Rechnungsempfänger
Diese Felder enthalten die Stammdaten des Unternehmens oder der Behörde, die die Rechnung erhält, inklusive möglicher Ansprechpartner.
BT-Nummer | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
BT-45 | Abweichender Handelsname | Alternativer Name des Rechnungsempfängers |
BT-46 | Kennung | Debitorennummer des Rechnungsempfängers beim Rechnungssteller |
BT-48 | Umsatzsteuer-ID | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers |
BT-50 | Straße/Hausnummer | Straßenname und Hausnummer der Postanschrift des Rechnungsempfängers |
BT-51 | Postfach | Postfachadresse des Rechnungsempfängers, falls vorhanden |
BT-54 | Bundesland | Bundesland der Postanschrift des Rechnungsempfängers |
BT-56 | Name | Name des Ansprechpartners beim Rechnungsempfänger |
BT-57 | Telefon | Telefonnummer des Ansprechpartners beim Rechnungsempfänger |
Abweichender Zahlungsempfänger
Wenn Zahlungen an eine andere Stelle als den Rechnungssteller erfolgen sollen, werden die Angaben hier separat aufgeführt.
BT-Nummer | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
BT-60 | Kennung | Kreditorennummer eines abweichenden Zahlungsempfängers |
BT-61 | Registernummer | Handelsregisternummer eines abweichenden Zahlungsempfängers |
Steuervertreter des Rechnungsstellers
Wenn Sie einen Steuervertreter ausgewählt haben, werden dessen Kontaktdaten hier eingetragen.
BT-Nummer | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
BT-64 | Straße/Hausnummer | Straße und Hausnummer des Steuervertreters |
BT-65 | Postfach | Postfach des Steuervertreters |
BT-66 | Ort | Ort der Postanschrift des Steuervertreters |
BT-67 | PLZ | Postleitzahl der Postanschrift des Steuervertreters |
BT-68 | Bundesland | Bundesland der Postanschrift des Steuervertreters |
Lieferinformationen
Diese Felder betreffen die Adresse und Daten des Waren- oder Leistungsempfängers (sofern sie vom Rechnungsempfänger abweichen).
BT-Nummer | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
BT-70 | Name des Empfängers | Name des Waren- oder Dienstleistungsempfängers |
BT-71 | Kennung des Lieferorts | Kennung des Liefer- oder Erfüllungsorts |
BT-72 | Lieferdatum | Datum der Lieferung oder Leistungserbringung |
BT-73 | Abrechnungszeitraum (von) | Startdatum des Abrechnungszeitraums |
BT-74 | Abrechnungszeitraum (bis) | Enddatum des Abrechnungszeitraums |
BT-75 | Straße/Hausnummer | Straße und Hausnummer der Lieferanschrift |
BT-79 | Bundesland | Bundesland der Lieferanschrift |
BT-165 | Adresszusatz | Zusatzangaben zur Adresse der Lieferung oder Leistungserbringung |
Zahlungsinformationen
In diesen Feldern machen Sie Angaben zur Zahlungsmethode und Bankverbindung.
BT-Nummer | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
BT-83 | Verwendungszweck | Verwendungszweck für die Zahlung |
BT-85 | Kontoinhaber | Name des Kontoinhabers des Zahlungsempfängers |
BT-86 | BIC | Bank Identifier Code (BIC) der Bank des Zahlungsempfängers |
Nachlässe und Zuschläge
Hier werden mögliche Nachlässe oder Zuschläge definiert, die sich auf den Gesamtbetrag der Rechnung auswirken.
BT-Nummer | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
BT-93 | Grundbetrag (netto) | Basisbetrag zur Berechnung von Nachlässen oder Zuschlägen |
BT-94 | Prozentsatz | Prozentsatz zur Berechnung von Nachlass oder Zuschlag |
BT-100 | Grundbetrag (netto) | Basisbetrag zur Berechnung eines Zuschlags |
BT-101 | Prozentsatz | Prozentsatz zur Berechnung eines Zuschlags |
BT-107 | Summe Nachlässe Dokumentenebene | Gesamtsumme aller Nachlässe auf Rechnungsebene |
BT-108 | Summe Zuschläge Dokumentenebene | Gesamtsumme aller Zuschläge auf Rechnungsebene |
Beträge und Steuern
Diese Felder betreffen die finanzielle Zusammenfassung und mögliche Steuerbefreiungen.
BT-Nummer | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
BT-113 | Gezahlter Betrag | Bereits geleistete Zahlungen |
BT-114 | Rundungsbetrag | Rundungsbetrag zur Korrektur kleiner Differenzen |
BT-117 | Umsatzsteuerbetrag | Summe der Umsatzsteuer für die jeweiligen Steuerkategorien |
BT-120 | Befreiungsgrund | Grund für eine Umsatzsteuerbefreiung |
Anhänge und Dokumentenreferenzen
Falls zusätzliche Dokumente wie Lieferscheine oder Verträge angehängt sind, werden diese hier dokumentiert.
BT-Nummer | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
BT-123 | Beschreibung | Beschreibung einer rechnungsbegründenden Unterlage |
BT-124 | Dateiname/Verweis | Dateiname oder Link zu einer angehängten Unterlage |
BT-125 | Typ | Dateityp einer angehängten Unterlage |
Positionen und Artikelreferenzen
Daten zu einzelnen Rechnungspositionen und deren Zuordnungen.
BT-Nummer | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
BT-132 | Nummer der Auftragsposition | Zuordnung der Rechnungsposition zu einer Auftragsposition |
BT-133 | Kontierungshinweis | Interne Buchungshinweise, z. B. Kostenstellenangaben |
BT-137 | Grundbetrag (netto) | Basisbetrag für die Berechnung eines Nachlasses |
BT-138 | Prozentsatz | Prozentsatz eines Nachlasses auf Positionsebene |
BT-142 | Grundbetrag (netto) | Basisbetrag für die Berechnung eines Zuschlags |
BT-143 | Prozentsatz | Prozentsatz eines Zuschlags auf Positionsebene |
BT-155 | Artikelnummer | Artikelnummer der gelieferten Ware |
BT-156 | Artikelkennung des Rechnungsempfängers | Artikelnummer des Empfängers zur Zuordnung der Ware |
E-Rechnungs-Beispiele
Soweit zur Theorie. Doch wie sieht eine E-Rechnung nun in der Praxis aus? Sehen wir uns Beispiele der beiden wichtigsten Formate an:
Beispiel einer XRechnung
Die XRechnung ist ein reines XML-Dokument. Sie ist speziell für die automatisierte Verarbeitung gedacht und nicht dafür ausgelegt, von Menschen direkt gelesen zu werden. Stattdessen enthalten die XML-Tags alle notwendigen Rechnungsdaten in strukturierter Form.
So ungefähr sieht eine XRechnung als XML-Datei aus, wenn Sie sie in einem Editor oder Browser öffnen:
Die XRechnung ist für Maschinen gedacht, nicht für Menschenaugen.
Beispiel einer ZUGFeRD-Rechnung
Das ZUGFeRD-Format vereint das Beste aus beiden Welten: Es verbindet die Lesbarkeit einer klassischen PDF-Rechnung mit der maschinenlesbaren Struktur einer XML-Datei.
Sie können eine ZUGFeRD-Rechnung also wie ein normales PDF-Dokument öffnen und die Rechnungsdaten ablesen. Im Hintergrund steckt jedoch eine vollständige maschinenlesbare E-Rechnung.
Das ZUGFeRD-Format kombiniert eine einfach zu lesende PDF mit einer strukturierten XML-Datei.
E-Rechnungen einfach verwalten – mit der richtigen Software
E-Rechnungen sehen zunächst etwas kompliziert aus und bringen einige neue Anforderungen mit sich. Sie können Rechnungen beispielsweise nicht mehr einfach in einem Word-Dokument schreiben und als PDF exportieren.
Das war allerdings schon lange vor der Einführung der E-Rechnung nicht mehr wirklich zeitgemäß – und auch nicht rechtssicher. Rechnungen müssen schließlich GoBD-konform erstellt, versendet und archiviert werden.
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Diese Regeln legen fest, wie digitale Geschäftsunterlagen – also auch Rechnungen – erstellt, verarbeitet, aufbewahrt und nachprüfbar dokumentiert werden müssen. Die Daten dürfen zum Beispiel nicht einfach verändert oder gelöscht werden, und das Finanzamt muss später genau nachvollziehen können, wann was gemacht wurde.
Ein professionelles Rechnungsprogramm war also schon lange vor der Einführung der E-Rechnungs-Pflicht eine gute Investition und ist heute praktisch unverzichtbar. Rechnungs-Tools wie sevDesk oder Lexware Office machen die Erstellung, den Versand und die Archivierung von E-Rechnungen besonders unkompliziert.
Mit einem Rechnungs-Tool können Sie mit wenigen Klicks eine rechtskonforme E-Rechnung erstellen.
Pflichtfelder wie Leitweg-ID, Rechnungsnummer oder Umsatzsteuerbeträge werden automatisch abgefragt oder vorausgefüllt, die fertige Datei wird im richtigen Format erzeugt, und auch der Versand über Schnittstellen zu Behörden oder Geschäftspartnern funktioniert direkt aus dem Programm heraus.
Sie suchen noch ein gutes Rechnungs-Tool für Ihre E-Rechnungen? Wir haben neun der beliebtesten Plattformen ausgiebig getestet:
Fazit
Die E-Rechnung ist der neue Standard für B2B-Umsätze: Wer Rechnungen an Unternehmen oder Behörden schreibt, muss seine Rechnungen seit 2025 in einem elektronischen Format verschicken – zum Beispiel als XRechnung oder als ZUGFeRD-Rechnung. Am einfachsten geht das mit einem Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen automatisch richtig erstellt, an Kunden verschickt und sicher archiviert.
Sie sind noch auf der Suche nach einem guten Rechnungs-Tool? Wir haben die besten Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme getestet, um Ihnen bei der Auswahl zu helfen.
