Kassenbuch Vorlage: Gratis-Muster als PDF, Excel & Google Sheets
Wenn Sie bilanzieren und in Ihrem Betrieb mit Bargeld arbeiten, brauchen Sie ein Kassenbuch. Darin halten Sie alle Ein- und Ausgaben in bar lückenlos und in der richtigen Reihenfolge fest. So behalten Sie Ihre Kasse im Blick und erfüllen gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation.
Mit unserer Kassenbuch-Vorlage können Sie Ihre Bargeldbewegungen schnell und strukturiert festhalten. Doch Vorsicht: Eine digitale Vorlage mit Excel oder Word wird vom Finanzamt nicht anerkannt, weil sie nachträglich veränderbar ist.
Wie Sie die Vorlage trotzdem nutzen können, was nicht erlaubt ist und welche Alternativen es gibt, lesen Sie in diesem Artikel.
Kostenlose Kassenbuch-Vorlage für Excel, Google Sheets, PDF
Unsere Kassenbuch-Vorlage ist so aufgebaut, dass Sie Bareinnahmen und -ausgaben ordentlich festhalten können. Tragen Sie einfach jeden Geschäftsvorfall mit Belegnummer, Datum, Bezeichnung und Betrag in die vorgegebenen Spalten ein. Einnahmen und Ausgaben sind klar getrennt, und die Gesamtsummen werden automatisch berechnet.
Kassenbuch Vorlage als PDF 
Kassenbuch Vorlage für Excel 
Kassenbuch Vorlage als Google Sheet 
Kassenbuch Vorlage als OpenDocument Das bietet unsere Vorlage:
Spalten für Belegnummer, Datum, Beschreibung und Betrag
klare Trennung von Einnahmen und Ausgaben
automatische Summierung am Ende der Tabelle
Monatsübersicht mit Anfangs- und Endbestand
Feld für Datum und Unterschrift
verfügbar in den Formaten Excel (.xlsx), Google Sheets (online editierbar), Open Office (.ods) und PDF
Kassenbuch-Vorlage: Ist das überhaupt erlaubt?
Ein Kassenbuch muss so geführt werden, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Das verlangen unter anderem die GoBD. Deshalb akzeptiert das Finanzamt kein rein digitales Kassenbuch in Excel, Word oder Google Sheets. Diese Dateien lassen sich nämlich jederzeit bearbeiten, ohne dass die Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Das heißt aber nicht, dass Sie keine Vorlage nutzen können. Es ist nur eben nicht damit getan, dass Sie die Bargeldbewegungen eintragen und abspeichern:
Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Sie Ihre Einträge regelmäßig „rechtssicher“ machen. Das geht etwa, indem Sie sie ausdrucken, unterschreiben und in Papierform ablegen. So entsteht ein unveränderbarer Nachweis, den das Finanzamt akzeptiert.
Wenn Sie das Kassenbuch komplett digital führen möchten, brauchen Sie hingegen eine spezielle, GoBD-konforme Software, die jede Änderung manipulationssicher protokolliert (mehr dazu gleich).
Anleitung: So nutzen Sie die Kassenbuch-Vorlage
Unsere Kassenbuch-Vorlage ist so gestaltet, dass Sie kaum etwas falsch machen können. So geht's:
Kassenbuch-Vorlage im richtigen Format herunterladen
Wählen Sie zunächst das passende Format. Sie können die Vorlage als Excel- oder OpenOffice-Datei herunterladen und offline bearbeiten, als PDF-Datei herunterladen und ausdrucken oder in Google Sheets direkt online ausfüllen:
Stammdaten ausfüllen
Bevor Sie mit den täglichen Einträgen beginnen, sollten Sie die wichtigsten Rahmendaten hinterlegen. Dazu gehören der Name Ihres Unternehmens, der Zeitraum, für den Sie das Kassenbuch führen (z. B. „September 2025“), und der Anfangsbestand der Kasse zu Beginn dieses Zeitraums.
Füllen Sie zunächst die Stammdaten aus.
Die anderen Angaben in diesem Bereich – also die gesamten Einnahmen, Ausgaben und der aktualisierte Kassenbestand – werden automatisch berechnet. Hier müssen Sie also nichts eintragen.
Geschäftsvorfälle eintragen
Nun können Sie damit beginnen, die täglichen Bargeldbewegungen einzutragen. Jeder Vorfall – ob Einnahme oder Ausgabe – muss lückenlos und in der richtigen zeitlichen Reihenfolge erfasst werden.
Die Vorlage führt Sie dabei durch die einzelnen Spalten: Zuerst notieren Sie die Belegnummer, sodass jede Buchung einem konkreten Beleg zugeordnet werden kann. Anschließend tragen Sie das Datum des Vorgangs und eine kurze Beschreibung ein, etwa „Barzahlung Kunde Müller“ oder „Büromaterial bezahlt“. Danach geben Sie den Betrag an.
Tragen Sie jetzt chronologisch die Geschäftsvorfälle ein.
Der aktuelle Saldo wird in den Tabellenformaten automatisch berechnet, sodass Sie sofort sehen, wie viel Bargeld sich noch in der Kasse befinden muss.
Tagesabschluss durchführen
Am Ende eines jeden Arbeitstags sollten Sie den Ist-Bestand der Kasse zählen und mit dem in der Vorlage ausgewiesenen Endsaldo vergleichen.
Wenn die beiden Werte übereinstimmen, ist das Kassenbuch ordnungsgemäß geführt.
Wenn der Bargeldbestand abweicht, sollten Sie die Ursache umgehend klären. Möglicherweise haben Sie einen Betrag falsch eingetragen oder eine Zahlung gar nicht erfasst.
Wenn Sie den Kassenbestand regelmäßig überprüfen und Abweichungen sofort korrigieren, vermeiden Sie Unstimmigkeiten, die später bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen könnten.
Regelmäßig ausdrucken und unterschreiben
Wie schon erwähnt: Wenn Sie Ihr Kassenbuch mit einer einfachen Vorlage erstellen, ist es nicht ausreichend, die Datei einfach nur digital zu speichern. Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Sie die Einträge regelmäßig ausdrucken, die Seiten unterschreiben und anschließend chronologisch abheften. So wird aus einer veränderbaren Datei ein unveränderbares Dokument, das vom Finanzamt anerkannt wird.
Am besten ergänzen Sie die Ausdrucke sofort um die passenden Originalbelege, sodass alles vollständig dokumentiert ist. Natürlich können Sie auch gleich die PDF-Datei ausdrucken und das Kassenbuch von vornherein handschriftlich führen.
Alternative: Digitales Kassenbuch
Weil Sie ein per Vorlage erstelltes Kassenbuch regelmäßig ausdrucken müssen, ist das auf Dauer nicht die komfortabelste Lösung. Glücklicherweise können Sie Ihr Kassenbuch auch digital führen – was allerdings spezielle Software erfordert. Die ist in der Regel kostenpflichtig, bringt aber gleich mehrere Vorteile mit sich:
Rechtskonformität
Die Vorgaben der GoBD werden automatisch eingehalten. Das bedeutet: Alle Einträge sind unveränderbar gespeichert und jederzeit prüfungssicher dokumentiert.Zeiteinsparung
Summen und Kassenbestände werden automatisch berechnet, Buchungen direkt verbucht. Sie sparen sich manuelle Rechenarbeit und vermeiden Übertragungsfehler.Sicherheit
Änderungen und Korrekturen werden lückenlos protokolliert. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer wann welchen Eintrag gemacht oder angepasst hat.Komfort
Sie können mit wenigen Klicks Tagesabschlüsse, Auswertungen und Exportfunktionen erledigen. Oft gibt es zudem Schnittstellen zu anderer Software.
Weil das Kassenbuch zur laufenden Buchhaltung gehört, ist es in vielen Buchhaltungsprogrammen bereits integriert. Oft handelt es sich aber um eine Premium-Funktion, die erst in höheren Tarifen freigeschaltet wird.
Sie suchen noch nach einem guten Buchhaltungs-Tool? Wir haben einige der beliebtesten Anbieter getestet. Hier finden Sie unser Ranking der Anbieter, mit Links zu ausführlichen Testberichten:
