Freelancer werden: In 6 Schritten zur Selbständigkeit
Ortsunabhängig arbeiten, keine Vorgesetzten haben und die Arbeitszeit selbst einteilen – das Leben als Freelancer klingt verlockend. Doch wer unvorbereitet startet, kämpft schnell mit Rechtsfragen, unregelmäßigen Einnahmen und einer langwierigen Suche nach Aufträgen.
Wir erklären, welche Voraussetzungen Sie als Freelancer mitbringen sollten, was rechtlich zu beachten ist und wie Sie Schritt für Schritt die ersten Aufträge gewinnen.
Freelancer sind üblicherweise freiberuflich oder mit einem Kleingewerbe tätig. Die Unterscheidung hat steuerrechtliche Konsequenzen.
Freiberufler melden sich nur beim Finanzamt an und zahlen keine Gewerbesteuer. Kleingewerbetreibende müssen zusätzlich ein Gewerbe anmelden.
Sowohl Freiberufler als auch Kleingewerbetreibende können die Kleinunternehmerregelung nutzen. Dadurch entfällt die Umsatzsteuer.
Als Selbstständige:r sind Sie nicht mehr gesetzlich pflichtversichert und müssen sich selbst um Ihre Krankenversicherung und Altersvorsorge kümmern.
Um eine Selbstständigkeit zu starten, sollten Sie Rücklagen für Steuern und zur Deckung des Lebensunterhalts von etwa sechs Monaten einplanen.
Die Auftragsgewinnung ist ein fortlaufender Bestandteil der Selbstständigkeit. Ein klares Angebot und ein aussagekräftiges Portfolio sind für den Erfolg entscheidend.
Freelancer, freiberuflich oder selbstständig – was ist der Unterschied?
Der englische Begriff „Freelancer“ bezeichnet eine selbstständige Person, die ihre Dienstleistungen für verschiedene Auftraggeber anbietet. Im Gegensatz zu einer Festanstellung sind Freelancer nur ihren eigenen Weisungen verpflichtet und können in der Regel selbst bestimmen, wann, wo und wie sie ihre Arbeit erledigen.
Im Deutschen wird das Wort „Freelancer“ eher umgangssprachlich verwendet – und oft mit dem Begriff „Freiberufler“ verwechselt. Die korrekten Übersetzungen sind jedoch „freie Mitarbeitende“ oder „Selbstständige“ als Oberbegriffe für das Arbeitsmodell.
Freelancer und Freiberufler sind also nicht dasselbe:
Freiberufler üben laut deutschem Steuerrecht einen der sogenannten freien Berufe ohne Festanstellung aus. Darunter fallen z. B. künstlerische und erzieherische Tätigkeiten.
Wer selbstständig tätig ist, aber keinen freien Beruf ausübt, gilt als gewerbetreibend. Für kleine Gewerbe, die bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten, ist dafür kein kaufmännisch eingerichteter Geschäftsbetrieb erforderlich. Dann spricht man von einem Kleingewerbe.
Alle Freiberufler sind also Freelancer. Aber nicht jeder Freelancer arbeitet freiberuflich.
Ob eine Freiberuflichkeit oder ein Kleingewerbe für Sie infrage kommt, hängt von Ihrer Tätigkeit ab. Die genauen Begrifflichkeiten klären wir im Verlaufe dieses Beitrags. Sie sind unter anderem für die steuerrechtlichen Bedingungen relevant.
Unabhängig davon lohnt sich zunächst ein Blick auf die grundsätzlichen Voraussetzungen, die Sie für den Schritt in die Selbstständigkeit mitbringen sollten.
Was sind die Voraussetzungen, um Freelancer zu werden?
Prinzipiell kann jeder Freelancer werden. Ein Studium, bestimmte Zertifikate oder ein festes Startkapital brauchen Sie üblicherweise nicht.
Entscheidend ist vielmehr, ob Sie wirklich selbstständig arbeiten möchten, dass Sie genügend Aufträge gewinnen können und finanziell nicht sofort in Schwierigkeiten geraten, wenn Kund:innen ausbleiben.
Welche Eigenschaften und Fähigkeiten brauchen Freelancer?
Der Arbeitsalltag eines Freelancers unterscheidet sich grundlegend vom klassischen 9-to-5-Job: Niemand schreibt Ihnen vor, wann Sie arbeiten oder wie Sie Ihre Aufgaben strukturieren müssen. Diese Freiheit hat viele Vorteile, bringt aber auch einige Herausforderungen mit sich. Um diese erfolgreich zu meistern, sind bestimmte Eigenschaften und Fähigkeiten nützlich:
Selbstorganisation
Als Freelancer gibt es keine festen Arbeitszeiten oder Vorgesetzten, die den Rahmen vorgeben. Sie arbeiten eigenständig und strukturieren Ihre Arbeitsabläufe selbst. Sich selbst organisieren und motivieren zu können sowie ein gewisses Maß an Selbstdisziplin sind dafür essenziell.Lernbereitschaft
Als Freelancer müssen Sie sich mit neuen Verantwortlichkeiten wie der Buchhaltung und dem Steuerrecht beschäftigen, die über Ihr eigentliches Themengebiet womöglich hinausgehen. Deshalb sollten Sie bereit sein, sich regelmäßig in neue Themen einzuarbeiten.Technische Affinität
Viele Selbstständigkeiten laufen vollständig online ab. Freelancer koordinieren Projekte auf digitalen Plattformen, führen Videocalls mit Kund:innen und erledigen ihre Buchhaltung per Software. Je nach Auftrag sind unterschiedliche Programme gefragt. Wer technisch fit ist, hat es deutlich leichter.Fachliche Qualifikationen
Ob Sie eine formale Qualifikation benötigen, hängt von Ihrer Tätigkeit ab. Für manche Berufe (z. B. bei Ärzt:innen) sind Ausbildung, Studium oder Zulassung Pflicht. Andere Fähigkeiten, etwa in den Bereichen Grafikdesign, Copywriting oder Fotografie, können Sie sich auch selbst aneignen.
Wie viel Startkapital brauchen Freelancer?
Im Gegensatz zu anderen Unternehmensformen wie einer GmbH ist für Freelancer kein großes Startkapital notwendig. Falls Ihr Einzelunternehmen als Kleingewerbe gilt, fällt lediglich eine Gewerbeanmeldung an. Diese kostet zwischen 20 und 60 €. Freiberufler sparen sich diese Gebühren.
Wenn Sie online als Freelancer arbeiten wollen, benötigen Sie meistens nur einen Laptop. Wenn Sie den bzw. Ihre Arbeitswerkzeuge schon haben, kommen keine weiteren Startkosten hinzu. Je nach Tätigkeit sollten Sie zusätzlich Kosten für Büroräume, bestimmtes Zubehör, Software oder sonstige Programme einkalkulieren.
Wichtiger als das Startkapital sind bei Freelancern die Rücklagen. Empfehlenswert sind drei Arten:
Private Rücklagen
Es kann immer passieren, dass Auftraggeber:innen wegfallen, Sie nicht sofort neue Aufträge finden, Sie krank werden oder Urlaub machen möchten. Anders als in der Festanstellung bleibt dann auch das Gehalt aus. Deswegen sollten Ihre Rücklagen so hoch sein, dass sie Ihren Lebensunterhalt für mindestens sechs Monate decken können.
Die genaue Höhe der nötigen Rücklagen ist natürlich von Ihrem Lebensstil und Wohnort abhängig. Zur Berechnung beziehen Sie Ihre Miete mit Nebenkosten, durchschnittliche monatliche Kosten für Lebensmittel und Restaurantbesuche, Kleidung, Versicherungen und Transportmittel ein.
Rücklagen für Steuern
Wie hoch Ihre Steuerlast ausfällt, hängt von Ihrem Einkommen und Ihrer Unternehmensform ab. Als Faustregel gilt, dass Sie sich etwa 30 % Ihres Umsatzes für Steuern zurücklegen sollten.
Folgende Steuern müssen Sie als Freelancer auf dem Schirm haben:
Die Einkommensteuer fällt auf Ihren Gewinn an und betrifft sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende. Aktuell liegt der Grundfreibetrag für Einzelpersonen bei 12.348 € pro Jahr (Stand 2026). Für Beträge darüber hinaus wird die Einkommenssteuer fällig.
Die Umsatzsteuer fällt für freie Berufe und Gewerbe an, sofern nicht die Kleinunternehmerregelung genutzt wird.
Die Gewerbesteuer zahlen Gewerbetreibende für Beträge, die über dem jährlichen Freibetrag von 24.500 € liegen. Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit.
Rücklagen für Equipment
Je nach Tätigkeit sollten Sie Kosten für Neuanschaffungen einkalkulieren. Auch für den Fall, dass bestehendes Zubehör wie ein Laptop oder eine Kamera im Laufe Ihrer Selbstständigkeit defekt wird, sollten Sie genügend Geld beiseitelegen.
Eine finanzielle Vorbereitung reduziert das Risiko beim Start in die Selbstständigkeit. Doch Rücklagen allein reichen nicht aus. Bevor Sie die ersten Aufträge annehmen können, müssen Sie einige organisatorische und rechtliche Schritte erledigen.
Freelancer werden in 6 Schritten
Der Weg in die Selbstständigkeit lässt sich in sechs aufeinander aufbauende Schritte unterteilen – von der Geschäftsidee über die Anmeldung als Freelancer bis zur Gewinnung erster Kund:innen und der korrekten Abrechnung.
Schritt 1: Businessplan erstellen
Bevor Sie Ihre Selbstständigkeit anmelden oder Preise festlegen, sollten Sie eine genaue Vorstellung Ihres Geschäftsmodells haben. Ein formaler Businessplan ist für Freelancer nicht zwingend erforderlich, kann aber sinnvoll sein, um finanzielle Ziele, Kosten und Einnahmen realistisch einzuschätzen – insbesondere, wenn Sie größere Investitionen planen.
Wichtig ist vor allem, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie anbieten, für wen Sie arbeiten möchten und wie Sie damit Geld verdienen wollen. Folgende Fragen sollten Sie beantworten können, um als Freelancer zu starten:
Wenn Sie wissen, welche Dienstleistung Sie in welchem Rahmen anbieten möchten, folgt die offizielle Anmeldung Ihrer Selbstständigkeit.
Schritt 2: Selbstständigkeit anmelden
Bevor Sie mit Ihrer Arbeit als Freelancer starten dürfen, müssen Sie diese offiziell anmelden. Die einzelnen Schritte der Anmeldung unterscheiden sich je nachdem, ob Sie zu den Freiberuflern oder zu den Gewerbetreibenden zählen.
Im Folgenden erklären wir die wichtigsten Informationen zu den einzelnen Schritten. Weitere Details zur Anmeldung für Kleingewerbe und freiberufliche Tätigkeiten können Sie hier nachlesen:
Prüfen, ob Sie Freiberufler oder Gewerbetreibender sind
Ob Ihre Tätigkeit als freiberuflich anerkannt wird, entscheidet das Finanzamt. Nach §18 des Einkommensteuergesetzes kann eine Freiberuflichkeit für Sie infrage kommen, wenn Sie eine der folgenden Tätigkeiten selbstständig ausüben werden:
„selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten“
„die selbstständige Berufstätigkeit der Ärzte, [...] Rechtsanwälte, [...] Ingenieure, Architekten, [...] Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, [...] Krankengymnasten, Journalisten, [...] Übersetzer, Lotsen und ähnlicher Berufe“
Wenn Sie keinen freien Beruf und keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb ausüben, betreiben Sie ein Kleingewerbe. Dieses müssen Sie beim Gewerbeamt anmelden. Falls Sie zu den Freiberuflern gehören, entfällt dieser Schritt, sodass Sie direkt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen können.
Gewerbe anmelden
Wenn Sie ein Kleingewerbe als Freelancer betreiben möchten, müssen Sie ein Gewerbe anmelden. Zuständig ist das Gewerbeamt Ihrer Gemeinde. In vielen Gemeinden lässt sich ein Gewerbe online anmelden. Die Anmeldung beim Gewerbeamt kostet zwischen 20 und 60 €.
Für Freiberufler ist keine Gewerbeanmeldung nötig, wodurch auch grundsätzlich die Gewerbesteuer wegfällt.
Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen
Sowohl Gewerbetreibende als auch Freiberufler:innen müssen im Online-Portal ELSTER den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Darüber teilen Sie dem Finanzamt mit, welche Unternehmensform Sie gewählt haben und ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten.
Der Fragebogen ist sehr lang und teilweise etwas komplex. Unsere Ausfüllhilfe begleitet Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Angaben:
Entscheiden, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen möchten
Gründer:innen nehmen die Kleinunternehmerregelung gerne in Anspruch, denn sie sorgt für eine vereinfachte Buchhaltung und kann steuerliche Vorteile bieten. Mit der Kleinunternehmerregelung weisen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus und müssen diese auch nicht an das Finanzamt abführen.
Wenn Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen, haben Sie die Wahl: Bei den „Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer“ können Sie Feld 130 ankreuzen, um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Um darauf zu verzichten, kreuzen Sie Feld 131 an:
Bei ELSTER entscheiden Sie sich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung.
Die Voraussetzung für die Kleinunternehmerregelung ist, dass Sie im Gründungsjahr weniger als 25.000 € Umsatz erzielen. Um die Regelung langfristig beizubehalten, bezieht sich die Grenze von 25.000 € auf das Vorjahr, im laufenden Jahr liegt die Grenze bei 100.000 €.
Die Begriffe „Kleingewerbe“ und „Kleinunternehmer“ sorgen häufig für Verwirrung. Viele setzen die Begriffe gleich, dabei gibt es grundlegende Unterschiede:
Kleinunternehmer sind alle Personen, die freiwillig § 19 des Umsatzsteuerrechts nutzen. Sie weisen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen aus und führen diese nicht ans Finanzamt ab. Dafür entfällt jedoch der Vorsteuerabzug.
Das Wort Kleingewerbe beschreibt dagegen die Art der selbstständigen Tätigkeit. Sowohl Freiberufler als auch Kleingewerbetreibende können die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Eine Verpflichtung dazu besteht nicht.
Die Kleinunternehmerregelung kann sich eignen, wenn Sie nur geringe Investitionen planen und Ihren Verwaltungsaufwand möglichst gering halten möchten. Auch wenn Sie überwiegend Privatkund:innen haben, kann es vorteilhaft sein, Ihre Leistungen durch den Wegfall der Umsatzsteuer günstiger anbieten zu können.
Weniger attraktiv ist sie oft, wenn Sie viel in Software, Technik oder Ausstattung investieren. Auf betriebliche Ausgaben kann durch die Kleinunternehmerregelung nicht die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden. Deswegen sind Anschaffungen teurer. Auch wenn Sie Ihr Einkommen als Freelancer schnell steigern möchten, kann die Kleinunternehmerregelung hinderlich sein.
Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
Sowohl Freiberufler als auch Kleingewerbetreibende müssen sich spätestens eine Woche nach der Gründung bei der Berufsgenossenschaft anmelden. Die Anmeldung ist online über das Serviceportal der gesetzlichen Unfallversicherung möglich.
Die Berufsgenossenschaft ist Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung und für Arbeitsunfälle oder Berufskrankheiten zuständig. Eine Mitgliedschaft bedeutet allerdings nicht, dass Sie darüber automatisch versichert sind. Freelancer ohne eigene Angestellte müssen in den meisten Branchen keine Beiträge zahlen. Für Freelancer in Heil- und Pflegeberufen besteht eine Beitrags- und Versicherungspflicht.
Sobald Sie alle Anmeldungen vorgenommen haben und vom Finanzamt Ihre Steuernummer für Ihre Selbstständigkeit erhalten haben, können Sie als Freelancer starten. Bevor Sie nach Kund:innen suchen, sollten Sie festlegen, wie Sie Ihre Leistungen anbieten und abrechnen möchten.
Schritt 3: Angebot erstellen
Wie viel Freelancer verdienen, lässt sich nicht pauschal sagen. Das Einkommen hängt vor allem von Faktoren wie der Branche, der Spezialisierung, der Nachfrage und dem Verhandlungsgeschick ab. Als Freelancer können Sie Ihre Leistungen entweder per Stundensatz oder mit einem Paketpreis abrechnen.
Beim Stundensatz rechnen Sie jede geleistete Arbeitsstunde ab. Das Modell ist transparent und eignet sich besonders, wenn Sie den Umfang eines Projekts schwer einschätzen können.
Bei Paketpreisen vereinbaren Sie einen festen Preis für ein definiertes Ergebnis über einen bestimmten Zeitraum. Das bietet mehr Planungssicherheit: Sie als Freelancer wissen, wie viel Sie mit einem Auftrag verdienen werden, und Ihre Kund:innen wissen, welcher Gesamtpreis auf sie zukommt. Besonders sinnvoll sind Vereinbarungen über mehrere Monate hinweg, um gleichzeitig Ihren Aufwand bei der Kundengewinnung zu reduzieren.
Statt fünf Social-Media-Posts pro Monat auf Stundenbasis abzurechnen, können Sie ein konkretes Ergebnis verkaufen. Das kann etwa der Zuwachs an Anfragen und damit eine Gewinnsteigerung Ihrer Kund:innen sein. Bevor Sie die ersten Kund:innen suchen, sollten Sie deswegen genau definieren, welchen Nutzen Sie bieten.
Bei der Berechnung eines Stunden- oder Paketpreises sollten Sie Kosten für Versicherungen, Equipment und Rücklagen einbeziehen. Außerdem sollten Sie einplanen, dass neben der eigentlichen Arbeit weitere Aufgaben wie Organisation, Buchhaltung oder Kundenakquise als Freelancer anfallen. Wenn Sie Ihren benötigten Stundensatz kennen, können Sie sich einen Paketpreis überlegen.
Um Ihren Stundensatz zu berechnen, brauchen Sie Ihren Jahreszielumsatz und Ihre abrechenbaren Arbeitsstunden pro Jahr.
Schritt 1: Monatliche Ausgaben zählen und auf Jahreswert hochrechnen
private Lebenshaltungskosten
betriebliche Kosten
Rücklagen für Urlaub, Krankheit, Altersvorsorge und Steuern
Schritt 2: Realistisch schätzen, wie viele Stunden Sie abrechnen können
Berücksichtigen Sie
Krankheitstage
Urlaube und Feiertage
eine schwankende Auftragslage
Zeit für Buchhaltung, Verwaltung und zur Kundenakquise
Rechenbeispiel
Monatliche Ausgaben: 3.500 €
Jahreszielumsatz: 3.500 € × 12 = 42.000 €
20 abrechenbare Stunden pro Woche (= 960 Stunden pro Jahr)
42.000 € (Jahreszielumsatz) ÷ 960 (Arbeitsstunden pro Jahr)
= 43,75 € (benötigter Stundensatz)
Das ist allerdings nur der Mindeststundensatz, den Sie benötigen, um Ihre Kosten zu decken. Im Idealfall liegt Ihr tatsächlicher Stundensatz höher, damit Sie Gewinn erwirtschaften und finanzielle Rücklagen bilden können.
Um Ihren Stundensatz realistisch einzuschätzen, lohnt sich deshalb auch ein Blick auf den Wettbewerb: Wie hoch sind übliche Stundensätze für Freelancer in Ihrer Branche? Auch daran sollten Sie sich orientieren, um Ihren Stunden- und Paketpreis festzulegen.
Wenn Sie den konkreten Wert Ihrer Leistung festgelegt haben, können Sie ein Portfolio, eine Website oder Social-Media-Profile anlegen und nach Aufträgen suchen.
Schritt 4: Website und Portfolio anlegen
Anders als bei einer Festanstellung ist für Freelancer meist ein Portfolio wichtiger als ein klassischer Lebenslauf. Statt Ihren beruflichen Werdegang in den Mittelpunkt zu stellen, zeigen Sie darin Ihre Leistungen, Arbeitsproben und bisherigen Projekte. Wie ein Portfolio aufgebaut ist und wie umfangreich es ausfällt, hängt von Ihrer Tätigkeit ab. Folgende Informationen sollten jedoch enthalten sein:
Erfahrungen, Qualifikationen, Spezialisierung
Vorstellung der eigenen Person und der angebotenen Leistungen
Falls vorhanden: Arbeitsproben, Fallstudien, Referenzen, erfolgreiche Projekte
Kontaktmöglichkeit (E-Mail, Telefonnummer, Website oder Link zur Terminbuchung)
Nachdem Sie die ersten Aufträge als Freelancer gewonnen haben, können Sie Ihr Portfolio laufend aktualisieren, indem Sie Kund:innen nach Bewertungen fragen und Ergebnisse Ihrer Arbeit sammeln. Falls Sie zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit noch keine Arbeitsproben haben, können Sie auch passende Hobbyprojekte in Ihr Portfolio einbauen. Das können eigene Texte, Fotos oder eine selbst gestaltete Website sein.
Je nach Branche kann auch eine eigene Homepage oder ein Social-Media-Profil als Portfolio dienen. Besonders in Bereichen wie Foto- und Videografie, Design, Content-Creation sowie beratenden Tätigkeiten kann das nützlich sein. So können Sie Ihr Angebot online zeigen und von potenziellen Kund:innen gefunden werden.
Wie ein kreatives Portfolio aussehen kann, können Sie hier nachlesen:
Schritt 5: Erste Kunden als Freelancer finden
Die Kundenakquise gehört zu den wichtigsten Aufgaben für Freelancer. Um erste Kund:innen und Aufträge zu gewinnen, können Sie verschiedene Strategien anwenden:
Nutzen Sie Ihr Netzwerk. Viele Freelancer finden erste Kund:innen im eigenen Umfeld oder können sogar Aufträge aus ihrem ehemaligen Job auf selbstständiger Basis weiterführen. Auch zukünftig kann Ihnen der Aufbau eines Netzwerks Jobs sichern. Sie können sich z. B. auf LinkedIn mit Kolleg:innen aus Ihrer Branche vernetzen oder regelmäßig Fachbeiträge veröffentlichen, um sichtbarer zu werden.
Kontaktieren Sie potenzielle Kund:innen direkt. Viele Unternehmen veröffentlichen Stellenausschreibungen nur auf ihrer eigenen Website. Bei einer Bewerbung darauf ist die Konkurrenz oftmals geringer als über gängige Plattformen. Auch Initiativbewerbungen können sich lohnen. Hierbei können Sie besonders hervorstechen, wenn Sie ein Problem aufzeigen und Ihren konkreten Mehrwert für ein Unternehmen oder eine Privatperson darstellen.
Freelance-Plattformen und Jobportale bringen Auftraggeber und Freelancer zusammen. Es gibt spezifische Plattformen für Freelancer. Auch auf gängigen Jobportalen wie LinkedIn oder Indeed werden immer wieder Aufträge für Selbstständige angeboten. Darauf können Sie sich mit Ihrem Portfolio bewerben. Es kann auch nützlich sein, selbst die Initiative zu ergreifen und Ihr Portfolio eigenständig in relevanten Gruppen zu teilen.
Überlegen Sie sich, auf welcher Plattform Ihre Zielgruppe nach Freelancern sucht. Es ist wichtiger, sich auf der für Ihre Branche passenden Plattform mit einem qualitativ hochwertigen Profil oder Portfolio darzustellen, als auf jeder Plattform aktiv zu sein. Hier ist eine Auflistung der Besonderheiten verschiedener Plattformen:
Plattform | Besonderheiten und Eignung |
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Die Kundenakquise ist nicht nur am Anfang der Selbstständigkeit wichtig, sondern ein laufender Prozess. Sie sollte nicht erst stattfinden, wenn ein Auftrag abgeschlossen wurde.
Mit den ersten Aufträgen entstehen auch die ersten administrativen Aufgaben.
Schritt 6: Geschäftskonto und Buchhaltung einrichten
Für Freelancer ist es nicht verpflichtend, ein Geschäftskonto zu besitzen. Für eine saubere Buchhaltung ist es allerdings wichtig, Ihre geschäftlichen Finanzen von denen Ihres privaten Girokontos zu trennen.
Ein Geschäftskonto dient der Übersichtlichkeit und wird Ihre Steuererklärung deutlich vereinfachen. Wir haben 13 Geschäftskonten für Freelancer getestet, um Ihnen bei der Auswahl zu helfen. Hier ist unser Ranking:
Auch eine Buchhaltungssoftware ist für Einzelunternehmen keine Pflicht. Am Anfang einer Selbstständigkeit sind die Einnahmen und Ausgaben oft noch übersichtlich. Je mehr Aufträge Sie bekommen, desto wichtiger wird allerdings die saubere Ordnung von Rechnungen und Belegen für die später anfallende Steuererklärung.
Mit den meisten Buchhaltungsprogrammen können Sie Rechnungen erstellen und Belege erfassen. Das erleichtert steuerliche Pflichten wie die Dokumentation Ihrer Gewinne im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Umsatzsteuervoranmeldungen.
Falls Sie noch das passende Programm für Ihre Buchhaltung suchen, können Sie kostenlose Einstiegsmodelle testen. Auch für Freiberufler und Kleinunternehmen gibt es speziell zugeschnittene Optionen. Hier ist unser Ranking der besten Buchhaltungs-Tools:
Häufige Fehler beim Start in die Selbstständigkeit
Der Schritt in die Selbstständigkeit bringt neue Aufgaben mit sich. Gerade in den ersten Monaten machen viele Freelancer ähnliche Fehler, die sich jedoch mit der richtigen Vorbereitung vermeiden lassen.
Zu niedrige Preise verlangen
Viele Freelancer orientieren sich bei ihrer Preisgestaltung ausschließlich am Wettbewerb oder wählen bewusst niedrige Preise, um schneller Kund:innen zu gewinnen. Auch Zeiten für Akquise, Urlaub oder Krankheiten werden oft vergessen.Kalkulieren Sie Ihren Stundensatz oder Ihre Paketpreise so, dass sie nicht nur Ihre Arbeitszeit, sondern auch Ihre laufenden Kosten und Rücklagen abdecken.
Nicht genug Geld für den Lebensunterhalt zurücklegen
Die Auftragslage ist gerade zu Beginn schwer planbar. Bis Sie regelmäßig (oder überhaupt) Geld verdienen, können Wochen oder sogar Monate vergehen. Gleichzeitig müssen Sie Urlaub und Krankheit selbst finanzieren. Legen Sie deshalb möglichst so viel Geld zurück, dass Sie Ihren Lebensunterhalt für mindestens sechs Monate bezahlen können.Falls Sie noch keine ausreichenden Rücklagen aufgebaut haben, gibt es zwei Alternativen: Wenn Sie aus der Arbeitslosigkeit in die Selbstständigkeit starten möchten, können Sie bei der Agentur für Arbeit einen Gründungszuschuss beantragen. Dieser unterstützt Sie finanziell in der Anfangsphase Ihrer Selbstständigkeit.
Alternativ können Sie zunächst nebenberuflich als Freelancer arbeiten. So haben Sie weiterhin ein festes Einkommen und können erste Kund:innen gewinnen, ohne sofort von Ihrer Selbstständigkeit leben zu müssen.
Nicht genug Geld für Steuern zurücklegen
Anders als bei einer Festanstellung landet das Einkommen von Freelancern ohne Steuerabzug auf dem Konto. Die ersten Steuernachzahlungen und Steuervorauszahlungen treffen Freelancer oft unvorbereitet, denn je nach Einkommenshöhe kann es sich um mehrere Tausend Euro handeln.Legen Sie am besten monatlich 30 % bis 40 % Ihres Einkommens für anfallende Steuern beiseite.
Administrativen Aufwand unterschätzen
Zur Selbstständigkeit gehört mehr als die eigentliche Facharbeit. Auch Buchhaltung, Rechnungsstellung und organisatorische Aufgaben nehmen Zeit in Anspruch. Planen Sie diese Tätigkeiten von Anfang an ein und richten Sie möglichst früh strukturierte Prozesse ein.Scheinselbstständigkeit übersehen
Wenn Sie dauerhaft nur für einen Auftraggeber arbeiten und sich an vorgegebene Arbeitszeiten und andere Bestimmungen des Unternehmens halten müssen, besteht die Gefahr der Scheinselbstständigkeit.Das kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Sie können Ihren Status der Selbstständigkeit verlieren und Ihre Kund:innen müssen gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge für Sie nachzahlen.
Wichtige Versicherungen für Freelancer
Als Freelancer sind Sie für Ihren Versicherungsschutz selbst verantwortlich und es gibt nur wenige Pflichtversicherungen. Ein freiwilliger Schutz gegen krankheitsbedingte Ausfälle, Sachschäden oder rechtliche Schwierigkeiten ist dennoch empfehlenswert.
Die folgenden Versicherungen sind für Freelancer besonders wichtig:
Krankenversicherung
Die Absicherung für den Krankheitsfall ist für Freelancer verpflichtend. Sie haben die Wahl zwischen einer gesetzlichen oder einer privaten Krankenversicherung. Im Unterschied zur Festanstellung tragen Freelancer die gesamten Kosten selbst.Rentenversicherung
Für bestimmte Handwerksberufe, Künstler und lehrende Tätigkeiten ist eine gesetzliche Rentenversicherung verpflichtend. Den meisten Freelancern steht es allerdings frei, wie sie für ihr Alter vorsorgen. Eine private Altersvorsorge ist besonders sinnvoll.Berufsunfähigkeitsversicherung
Eine Berufsunfähigkeitsversicherung schützt Sie finanziell für den Fall, dass Sie durch Krankheiten oder Unfälle dauerhaft berufsunfähig werden.Berufshaftpflichtversicherung
Diese Versicherung ist für einige Berufe wie Ärzte, Architekten oder Steuerberater verpflichtend. Sie greift bei beruflichen Fehlern, die Ihre Fachkompetenz betreffen, z. B. bei inkorrekten Beratungen.
Für einen zusätzlichen finanziellen Schutz können folgende Versicherungen interessant sein:
Betriebshaftpflichtversicherung
Eine Betriebshaftpflichtversicherung deckt Personen- und Sachschäden bei Dritten ab, die durch Ihre selbstständige Tätigkeit verursacht werden.Rechtsschutzversicherung
Bei rechtlichen Streitigkeiten mit Kund:innen, Lieferanten oder Behörden deckt eine Rechtsschutzversicherung die Kosten.Inhaltsversicherung
Um Arbeitsmittel wie einen Laptop oder die Büroausstattung gegen Diebstahl, Brand- oder Wasserschäden abzusichern, kann eine Inhaltsversicherung nützlich sein.
Vorteile und Nachteile der Selbstständigkeit
Eine Selbstständigkeit ist nicht zwangsläufig besser oder schlechter als eine Festanstellung. Ob Sie sich für eine Selbstständigkeit entscheiden sollten, hängt von Ihren persönlichen Bedürfnissen und Präferenzen ab.
Diese Vor- und Nachteile kann die Selbstständigkeit haben:
freie Wahl der Arbeitszeit und des Arbeitsortes
freie Kunden- und Projektwahl
eigenständige Preisgestaltung und schnelle Einkommenssteigerung
Möglichkeit zur Spezialisierung
keine Vorgesetzten und mehr Entscheidungsfreiheit
unregelmäßiges Einkommen und schwierigere finanzielle Planbarkeit
kein bezahlter Urlaub und kein Einkommen bei Krankheit
zusätzlicher Aufwand für Akquise, Buchhaltung und Verwaltung
finanzielle Eigenverantwortung für Versicherungen und Altersvorsorge
weniger Austausch mit Kolleg:innen
schwierigerer Zugang zu Krediten und Mietverträgen aufgrund unregelmäßigen Einkommens
Fazit: Der Erfolg als Freelancer beginnt mit der Planung
Der Einstieg ins Freelancing ist in vielen Branchen mit wenig Startkapital und vergleichsweise geringem bürokratischem Aufwand möglich.
Ausreichende finanzielle Rücklagen, die gezielte Vermarktung Ihrer Leistungen und die Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen sind die Grundlage für einen erfolgreichen Start als Freelancer. Eine nebenberufliche Selbstständigkeit oder ein Gründungszuschuss können das finanzielle Risiko reduzieren.
Entscheidend für den langfristigen Erfolg sind eine klare Positionierung, realistische Preise und die kontinuierliche Gewinnung neuer Kund:innen.
Häufige Fragen und Antworten
Wo genau Sie Ihre Kund:innen finden, hängt von Ihrer Dienstleistung ab. Jede Zielgruppe nutzt andere Plattformen. Wichtig sind ein aussagekräftiges Portfolio und ein definiertes Angebot.
Das Einkommen von Freelancern hängt von Faktoren wie der Branche, der Spezialisierung, der Nachfrage und Ihrem Angebot ab. Als Freelancer können Sie Ihre Leistungen entweder per Stundensatz oder mit einem Paketpreis abrechnen.
Falls Sie noch nicht genügend Rücklagen angespart haben, kann eine nebenberufliche Selbstständigkeit sinnvoll sein. Dabei bleiben Sie im Angestelltenverhältnis, während Sie erste Aufträge als Freelancer:in gewinnen und Erfahrung sammeln können. So sichern Sie Ihr laufendes Einkommen und können schauen, wie erfolgreich Ihre Selbstständigkeit anläuft.
Einige Arbeitsverträge untersagen eine zusätzliche Tätigkeit neben der Festanstellung. Deswegen sollten Sie eine nebenberufliche Selbstständigkeit mit Ihrem Arbeitgeber absprechen.
Freelancer sind nicht verpflichtet, offizielle Verträge abzuschließen. Sie können aber für mehr finanzielle Sicherheit sorgen. Verträge können besonders für Paketpreise nützlich sein, um die genauen Rahmenbedingungen schriftlich festzuhalten.
