E-Rechnung Software kostenlos: 8 TOP Tools

Für den Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen ist ab 2025 die E-Rechnung Pflicht. Damit kommen möglicherweise neue Kosten auf Sie zu, weil die meisten Rechnungsprogramme mit E-Rechnungs-Funktionen kostenpflichtig sind. Es gibt aber auch ein paar Möglichkeiten, E-Rechnungen kostenlos zu erstellen.

Wir verraten, wie Sie gebührenfrei E-Rechnungen versenden und empfangen können – und wann es sich trotzdem lohnt, in ein gutes Premium-Rechnungsprogramm zu investieren.

E-Rechnungen sind ab 2025 für den gesamten Rechnungsverkehr im B2B-Bereich Pflicht. Das gilt nicht nur für große Firmen, sondern auch für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmen.

Wenn Sie eine Rechnung an ein Unternehmen verschicken oder eine Rechnung von einem anderen Unternehmen empfangen, muss sie also in einem zulässigen E-Rechnungs-Format vorliegen – in Deutschland sind das in erster Linie die Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Mehr zur E-Rechnungs-Pflicht, den in Deutschland gängigen Formaten und den Ausnahmen und Übergangslösungen lesen Sie hier:

Wenn Sie kostenlos eine E-Rechnung schreiben möchten, haben Sie grundsätzlich zwei Optionen:

Hier sind einige Beispiele aus beiden Kategorien:

PDF24 bietet einen einfachen Online-Generator, mit dem Sie mit wenigen Klicks gesetzeskonforme XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen können. Dafür ist keine Registrierung oder Installation erforderlich: Sie können einfach die PDF24-Website besuchen und im E-Rechnungsgenerator Ihre Daten eingeben.

Der Nachteil von Online-Portalen wie PDF24 ist, dass Sie die Rechnungsdaten immer wieder neu eingeben müssen und kein zentrales Verwaltungs-Dashboard für Ihre E-Rechnungen haben. Wenn Sie häufig mit E-Rechnungen hantieren, kann es also sinnvoll sein, einen Account bei einem dedizierten Rechnungsprogramm zu erstellen. Auch hier gibt es einige Gratis-Optionen:

Zervant ist ein Freemium-Rechnungs-Tool, das einen relativ großzügigen Gratis-Tarif bereitstellt. Damit können Sie monatlich bis zu fünf Rechnungen verschicken – inklusive E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD.

Wenn Sie eine elektronische Rechnung erstellt haben, können Sie sie ganz einfach als XML-Datei herunterladen und manuell an Ihre Kunden versenden. Prinzipiell ist es auch möglich, E-Rechnungen direkt aus dem Programm heraus zu versenden; dabei handelt es sich jedoch um eine Premium-Funktion, die erst ab dem Starter-Tarif verfügbar ist.

Wenn Sie nur wenige E-Rechnungen im Monat schreiben müssen und kein Problem damit haben, sie manuell zu verschicken, ist Zervant aber eine gute Gratis-Lösung.

WISO MeinBüro ist eine All-in-one-Bürosoftware aus dem Hause buhl, die auch ein kostenloses Rechnungsmodul zur Verfügung stellt. Damit können Sie kostenfrei XRechnungen erstellen und auslesen (das ZUGFeRD-Format wird hingegen erst ab dem XS-Tarif unterstützt).

Bei der kostenlosen Variante handelt es sich um eine stark vereinfachte Version von WISO MeinBüro, in der die meisten Funktionen nicht verfügbar sind. Es gibt eine simple Rechnungsmaske, in der Sie zwischen der Erstellung und der Auslesung von E-Rechnungen wechseln können:

Strenge Limits wie bei Zervant gibt es nicht: Sie können so viele XRechnungen schreiben, wie Sie möchten.

Accountable ist ein weiteres Freemium-Buchhaltungsprogramm, das kostenlose XRechnungen unterstützt. Sie können die Rechnungen herunterladen und manuell versenden oder direkt aus Accountable heraus via Peppol verschicken.

ZUGFeRD-Rechnungen werden von Accountable aktuell nicht unterstützt.

Fakturama ist ein quelloffenes und komplett kostenloses Finanztool, mit dem Sie Angebote, Rechnungen, Mahnungen und andere betriebswirtschaftliche Dokumente erstellen können. Es ist für Windows, Mac und Linux verfügbar.

Die Software ist zwar nicht so modern und intuitiv wie kommerzielle Programme, bietet dafür jedoch deutlich mehr Funktionen als Freemium-Lösungen. Sie können Produkte und Kunden verwalten, Belege sammeln und unterschiedliche Steuersätze und Zahlungsarten hinterlegen. Eine Webshopschnittstelle, die Ihre Kunden-, Produkt- und Bestelldaten integriert, gibt es auch.

Rechnungen werden bei Fakturama im ZUGFeRD-Format erstellt. Auswertungen können über eine – ebenfalls kostenlose – Partner-Software direkt ans Finanzamt übermittelt werden.

Wenn Sie E-Rechnungen „nur“ empfangen müssen, haben Sie noch mehr Optionen. Neben den bereits vorgestellten Freemium-Rechnungsplattformen können Sie auch die folgenden Tools nutzen:

Quba ist ein kostenloses, quelloffenes Anzeigeprogramm für E-Rechnungen, das für Windows, macOS und Linux erhältlich ist.

Das Öffnen von E-Rechnungen ist auch wirklich der einzige Zweck des Programms: Ziehen Sie einfach Ihre XML-Datei in die minimalistische Oberfläche, um alle wichtigen Daten der E-Rechnung in einem lesbaren Format anzuschauen.

Die Rechnungsinformationen sind in mehrere Tabs gegliedert:

Der Quba Viewer ist also eine gute Gratis-Option, wenn Sie einfach nur wissen möchten, was in einer XML-Datei drin steckt. Um E-Rechnungen zu verarbeiten und für Ihre Buchhaltung zu speichern, sollten Sie hingegen besser zu einer vollwertigen Rechnungs- und Buchhaltungssoftware greifen.

easybill ist ein umfangreiches Rechnungs-Tool, das auch einen kostenlosen Tarif im Angebot hat. Damit können Sie zwar – im Gegensatz zu Zervant oder WISO Mein Büro – keine E-Rechnungen versenden, aber sehr wohl welche von Ihren Lieferanten empfangen und verarbeiten.

Ziehen Sie die E-Rechnung im Belege-Bereich einfach ins Upload-Fenster. Die XML-Daten werden dann automatisch ausgelesen:

easybill ist einen Blick wert, wenn Sie ein kostenloses Rechnungs-Tool suchen, mit dem Sie erst einmal nur für den Empfang von E-Rechnungen gerüstet sind – beispielsweise, weil Sie Rechnungen von Ihren Lieferanten verarbeiten müssen, aber selbst nur Rechnungen an Privatkunden oder mit kleinen Beträgen versenden.

Beachten Sie aber, dass es im Gratis-Tarif noch viele weitere Beschränkungen gibt: Sie können etwa nur bis zu drei Kundenkontakte anlegen.

Papierkram ist ein Rechnungs- und Buchhaltungs-Tool, das E-Rechnungen nur in den kostenpflichtigen Tarifen unterstützt. Allerdings stellt die Plattform einen kostenlos nutzbaren E-Rechnungs-Viewer bereit, mit dem Sie ganz einfach Ihre XML-Dateien auslesen können:

Ziehen Sie Ihre Datei einfach ins Fenster, um sie von Papierkram validieren zu lassen. Sie sehen eine Zusammenfassung, eine Detailansicht und einen Prüfbericht, der mögliche Fehler oder Warnungen enthält.

Wie Sie sehen, bringen alle Gratis-Tools gewisse Einschränkungen mit sich: Oft ist die Anzahl der monatlich erstellbaren Rechnungen begrenzt, Kundendaten werden nicht dauerhaft gespeichert, oder die Verwaltungsfunktionen sind stark eingeschränkt. Bei vielen kostenlosen Tools müssen Sie außerdem jede Rechnung manuell verschicken, was Zeit kostet.

Wenn Sie regelmäßig und in größerem Umfang E-Rechnungen erstellen, lohnt sich vermutlich die Investition in ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm. Damit können Sie nicht nur effizient Ihren Rechnungsverkehr digitalisieren, sondern auch viele andere Verwaltungs- und Buchhaltungstätigkeiten erleichtern und automatisieren.

Wir haben neun beliebte Rechnungsprogramme getestet. Unser Gesamtranking und Links zu ausführlichen Rezensionen finden Sie hier:

Sie können E-Rechnungen völlig kostenlos erstellen, versenden und empfangen. Es gibt Online-Rechnungsformulare, z. B. bei PDF24, mit denen Sie E-Rechnungen generieren und herunterladen können, oder Anzeigeprogramme wie Quba, die E-Rechnungen für Sie öffnen und auslesen.

Wenn Sie mehr Funktionen benötigen, sind Open-Source-Programme oder Freemium-Tools einen Blick wert: Sie können damit Rechnungen zentral verwalten, an Kunden versenden und Belege für die Buchhaltung digitalisieren.

Allerdings müssen Sie bei Gratis-Lösungen stets gewisse Einschränkungen hinnehmen: Freemium-Tools haben strenge Limits und einen beschränkten Funktionsumfang, Online-Portale bieten keine Möglichkeit, Kundendaten zu speichern, und Open-Source-Lösungen sind meist etwas klobig.

Wenn Sie regelmäßig mit E-Rechnungen arbeiten, kann es sich deshalb lohnen, in ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm zu investieren. In der Regel sparen Sie damit so viel Zeit, dass Sie die Abo-Kosten schnell wieder hereingeholt haben. Wir haben neun der beliebtesten Rechnungs-Tools getestet, um Ihnen bei der Auswahl zu helfen.