Beste E-Rechnung Software: 9 Programme im Test

Ab dem 01.01.2025 werden E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Rechnungen zur Pflicht. Um solche E-Rechnungen zu erstellen, benötigen Sie ein professionelles Rechnungsprogramm. Doch welches ist am besten?

Wir verraten, was Sie zur E-Rechnung wissen müssen und welche Rechnungsprogramme mit E-Rechnungs-Funktionen am besten sind.

Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, bei der Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt werden. Damit ist nicht etwa eine PDF-Datei gemeint, die alle Positionen und Informationen enthält, sondern eine Rechnung in Form von strukturierten, maschinenlesbaren Datensätzen, beispielsweise im XML-Format.

Die E-Rechnung ist im B2B-Bereich – also für den Austausch zwischen Unternehmen oder Gewerbetreibenden – ab 2025 Pflicht. Mehr zur E-Rechnungs-Pflicht und den Übergangsfristen lesen Sie hier:

Wenn Sie Leistungen für andere Unternehmen erbringen oder Rechnungen von Lieferanten erhalten, müssen Sie ab 2025 also E-Rechnungen schreiben und/oder verarbeiten können. Dafür gibt es unterschiedliche Formate. Die in Deutschland gängigsten E-Rechnungs-Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.

Was beide Formate gemeinsam haben: Sie können solche Rechnungen nicht einfach selbst schreiben und auslesen, sondern benötigen ein dediziertes Rechnungsprogramm, das Ihr Rechnungswesen digitalisiert. Doch welches ist am besten?

Mittlerweile gibt es zahlreiche Cloud-Tools, mit denen Sie Ihr Rechnungswesen effizient digitalisieren und vereinfachen können. Die meisten davon unterstützen mittlerweile auch E-Rechnungen.

Wir haben neun beliebte Rechnungs-Tools getestet. Hier sind die besten, die auch für E-Rechnungen geeignet sind:

Lexware Office*, ein umfangreiches Buchhaltungs-Tool vom Entwickler Lexware, belegt in unserem Vergleich der besten Rechnungsprogramme den ersten Platz. Die Plattform punktet mit einer erstklassigen Benutzeroberfläche, auch am Smartphone, einem großen Funktionsumfang und zahlreichen Schnittstellen und Erweiterungen.

Besonders praktisch ist das integrierte Kundencenter: Ihre Kunden können über einen Link ein spezielles Dashboard aufrufen, wo sie alle ihre Rechnungen und deren Status einsehen können. Die Bezahlung per QR-Code ist ebenfalls möglich.

Lexware Office bietet eine benutzerfreundliche Kundenverwaltung, wo Sie Ihre Kunden- und Lieferantenkontakte managen. Hier finden Sie auch einen Bereich „E-Rechnung“, wo Sie die für E-Rechnungen relevanten Angaben hinterlegen können.

Um eine XRechnung zu erstellen, müssen Sie in der Kundenverwaltung zunächst Ihre Lieferantennummer und Ihre Leitweg-ID angeben. Dann können Sie die XRechnung ganz normal über die Rechnungsmaske erstellen.

Die Erfassung von E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) ist in allen Tarifen möglich, die Erstellung und Übermittlung hingegen erst ab dem M-Tarif.

sevdesk* ist ein Rechnungs- und Buchhaltungs-Tool der sevDesk GmbH aus Offenburg. Es wurde speziell für kleinere Unternehmen und Selbstständige entwickelt, die so wenig Zeit wie möglich mit der Buchhaltung verbringen möchten, um sich auf Wichtigeres konzentrieren zu können: ihr Business.

Dafür sorgt sevdesk mit einem aufgeräumten Dashboard, von dem aus Sie blitzschnell Rechnungen schreiben, Belege sortieren und die Finanzen Ihres Unternehmens gut im Blick behalten können. Im Gegensatz zu Lexware Office können Sie bei sevdesk Rechnungen in mehreren Währungen schreiben – auf ein Kundencenter müssen Sie hingegen verzichten.

sevdesk unterstützt beide in Deutschland relevanten Rechnungsformate – XRechnung und ZUGFeRD. Sie können sie in der Rechnungsmaske auswählen, dann kümmert sich sevdesk um den Rest (sprich: die Generierung der XML-Datei).

Natürlich kann sevdesk XML-Dateien auch auslesen, ist also als Buchhaltungs-Tool auch für den Empfang von E-Rechnungen geeignet. Ein- und ausgehende E‑Rechnungen werden nach dem Standard EN 16931 validiert.

Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Mahnungen: Mit easybill können Sie alle wichtigen Dokumente mit wenigen Klicks anlegen und versenden. Einen Gratis-Tarif, der alle grundlegenden Funktionen unterstützt, gibt es auch. Allerdings ist die Oberfläche der Plattform etwas altbacken.

Auch easybill unterstützt sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen. Sie können das Format ganz einfach in der Rechnungsmaske auswählen:

Der Empfang von E-Rechnungen ist in allen Tarifen – also auch im Gratis-Tarif – möglich. Um E-Rechnungen zu versenden, benötigen Sie jedoch mindestens Basic.

FastBill ist ein Rechnungs- und Buchhaltungs-Tool, das sich primär an Selbstständige und kleinere Unternehmen richtet. Bei mehr als 70.000 davon ist FastBill aktuell im Einsatz.

Die zweckmäßige Oberfläche von FastBill wird zwar keine Design-Preise gewinnen, macht die Erstellung und den Versand von Rechnungen und anderen Dokumenten aber – wie es im Namen steckt – schnell und unkompliziert. Der Funktionsumfang, inklusive Mahnwesen und Zeiterfassung, ist solide; der Support ist es auch.

FastBill unterstützt XRechnungen in allen Tarifen. XML-Dateien werden bei jeder (neuen) Rechnung automatisch erstellt. Allerdings können Sie sie nicht direkt per E-Mail von FastBill aus versenden, sondern nur herunterladen und selbst versenden.

ZUGFeRD-Rechnungen wurden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels noch nicht unterstützt, sollen aber rechtzeitig zur E-Rechnungs-Pflicht 2025 kommen.

Papierkram ist ein Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm für Selbstständige und kleine bis mittelgroße Unternehmen.

Der große USP der Plattform sind die eingebauten Projektmanagement-Funktionen. Sie können Projekte erstellen, sogar direkt aus angenommenen Angeboten, und für diese Projekte Budgets festlegen und Arbeitszeiten erfassen. Die aufgewendete Zeit können Sie im Anschluss direkt in Rechnungen übernehmen.

Ein weiteres Plus von Papierkram ist die Gratis-Version, mit der Sie kostenlos Angebote und Rechnungen schreiben und weitere Grundfunktionen nutzen können. In den Premium-Tarifen kommen viele weitere Features dazu – inklusive Kundenportal, Mahnungen und E-Rechnungen.

Papierkram unterstützt sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen. In den Dokumentenvorlagen können Sie im Tab „XRechnung“ einstellen, welches Format Sie nutzen möchten.

E-Rechnungen sind in allen kostenpflichtigen Tarifen, also ab Papierkram S, verfügbar.

Natürlich gibt es noch viele weitere Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme, mit denen Sie E-Rechnungen versenden und empfangen können. Spätestens mit der Einführung der E-Rechnungs-Pflicht sollte sich das Format auch bei allen Programmen etabliert haben – ohne wird es bald schließlich nicht mehr gehen.

Das komplette Ranking der von uns getesteten Rechnungs-Tools finden Sie hier:

Sie möchten E-Rechnungen kostenlos erstellen und auslesen? Auch dafür gibt es einige Optionen, die wir hier für Sie zusammengestellt haben:

Eine E-Mail mit PDF-Anhang reicht demnächst nicht mehr aus: Ab 2025 sind im B2B-Bereich E-Rechnungen Pflicht, die Informationen in strukturierten, maschinenlesbaren Datensätzen speichern. Dafür benötigen Sie ein gutes Rechnungsprogramm, mit dem Sie XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und verschicken können.

Die meisten Rechnungsprogramme sollten entsprechende Formate – spätestens ab der Einführung der E-Rechnungs-Pflicht – unterstützen. Zu den unserer Meinung nach besten Tools gehören Lexware Office, sevdesk und easybill. Umfangreiche Reviews zu neun beliebten Programmen finden Sie in unserem großen Vergleich der besten Rechnungssoftware.